Congo Equipment : Travel Coordinator - Chargé de voyage

1. 1.     Identification de la fonction :

• Intitulé de la fonction

• Intitulé de la fonction du supérieur hiérarchique

Travel Coordinator  - Chargé de voyage

1. 
   

   2.     Missions / Enjeux  de la fonction

Le Travel Coordinator a pour tâche, l’organisation des voyages des agents par l’achat des billets ainsi que l’obtention des frais connexes et ce, à un coût optimal obtenu par la mise en place d’une structure permettant la fluidité des voyages. Ceci pour tout passager de son lieu d’habitation à l’étranger à son lieu d’habitation en RDC (en incluant toute collaboration nécessaire auprès des autres services le cas échéant tel que RH, Fleet, responsable de département…).

1. Activités principalesde la fonction 

1. Communiquer avec le personnel (notamment via les référents RH répartis sur chacun des sites) au sujet de leurs besoins de voyage, mais aussi aux besoins des partenaires et consultants ;
2. Faire les préparatifs et coordonner toutes les demandes de voyages en collaboration avec les agences de voyages externes avec qui Congo Equipment a un partenariat ;
3. S’assurer et contrôler les demandes de voyages par rapport à leur conformité aux politiques et procédures en vigueur (Expat Policies, convention collective, procédure de voyage…) ;
4. Réception, vérification et diffusion des billets aux clients internes ;
5. Créer, maintenir et mettre à jour tout dossier individuel voyage dans le dossier partagé prévu à cet effet en y incluant une copie de tous les billets de voyages et document relatif à chaque passager ;

Ceci doit s’effectuer en respectant les normes de classement/nomination de fichiers/dossiers en vigueur permettant une traçabilité aisée de tout voyage et toute dépense liée directement ou indirectement à un voyage ;

1. Capitaliser chaque nouveau voyage/itinéraire en sauvegardant les itinéraires proposés par les agences dans le dossier « route type » de manière à convenir d’un seul et même itinéraire pour chaque destination/les communiquer au staff au besoin ;
2. Négocier les taux corporatifs avec les fournisseurs (nouveaux ou existants) et coordonner les comptes de facturation.
3. Proposer les services annexes (voiture de location, hôtel, etc.) ;
4. Et toute autre tâche liée directement ou indirectement au voyage ;
5. Traiter et assurer un suivi du budget, contrôle de la facturation ainsi que le paiement des factures liées aux voyages pour une continuité des services demandés.

1. Spécificités du poste

• Forte disponibilité et flexibilité ;
• En challenge permanent ;
• Poste stratégique à responsabilité.

1. Interfaces clés de la fonction :

• Interne : avec les services supports suscités ainsi que le responsable de département du passager en cas de besoin.
• Externe : avec les agences de voyages agréées, établissements hôteliers, protocole et correspondants chargés des voyages.

1. 6.     Indicateurs clés de performance de la fonction :

• Le respect des deadlines fixées : quatre jours ouvrables (entre la réception de la demande et la diffusion du billet au client interne) ;
• La réactivité quant à la  demande reçue et le traitement des dossiers ;
• L’esprit d’initiative pour la prise de certaines décisions ou propositions ;
• La satisfaction de la clientèle selon les résultats d’une enquête trimestrielle.

1. Profil de compétences

•   Niveau graduat

• Maitrise du pack office ;
• Expérience professionnelle requise spécialement sous pression ;
• Anglais lu écrit parlé ;
• Français lu écrit et parlé ;
• Maitrise d’un outil de gestion comptable est un plus.

• Engagé et dynamique, vous faites preuve de rigueur et de ténacité, de disponibilité et vous avez le sens du service ;
• Vous disposez en outre de patience, de minutie dans l’élaboration d’un projet, du sens de l’analyse et d’un bon relationnel commercial ;
• Connaître les règles de base de la procédure émission billet ainsi que l’interprétation des sigles de l’aviation civile ;
  • Avoir une bonne connaissance du voyage en général (géographie, avoir déjà voyagé en international…) ;
  • Etre disponible/flexible en cas d’imprévus ;
  • Connaître les tâches professionnelles liées à la fonction ;
  • Être hautement organisé(e) et efficace ;
  • Excellente aptitude à gérer le stress ;
  • Excellentes aptitudes communicationnelles et interpersonnelles ;
  • Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle ;
  • Habileté à résoudre des problèmes et à effectuer plusieurs tâches à la fois ;
  • Fortes aptitudes pour le travail d’équipe et l’organisation ;
  • Être très orienté(e) vers les détails et les processus.

Branch Manager/Directeur de Département

Directeur des

Ressources Humaines

COO/CFO

Directeur Général

Nom:

Nom:

Fonction :

  Fonction :