Care: Administrateur Bureau de Kinshasa

OFFRE D’EMPLOI # 24/FY14

Titre du poste :	Administrateur Bureau de Kinshasa
Lieu d’affectation:	KINSHASA, RDC
Superviseur (s):	Directeur National
Postes à superviser :	Logisticien
Durée du contrat :	1 année (y compris 6 mois d’essai), avec possibilité de renouvellement en fonction de la performance et de la disponibilité budgétaire.
Département/projet :	Appui au Programme-Kinshasa
Grade (voir RH) :

I. DESCRIPTION DE CARE INTERNATIONALRDC

En République Démocratique du Congo depuis 1994, CARE International travaille pour le développement socio-économique des communautés à travers un éventail de projets qui s’est considérablement diversifié et enrichi. CARE International intervient en RDC dans plusieurs secteurs: Santé, Eau et Assainissement, Réhabilitation des infrastructures sociales et mobilisation communautaire, renforcement économique et moyens de subsistance.

Le programme s’est transformé en fonction de l’évolution du contexte et des défis de développement de la République Démocratique du Congo. Aujourd’hui CARE International a décidé d’orienter son modèle d’intervention vers une approche programme plutôt que l’approche projet. Cette nouvelle orientation exige de CARE RDC de passer progressivement des actions d’urgence à travers des projets à court terme vers le développement et la mise en œuvre de programmes de développement sur le long terme.

L’analyse des causes profondes de la pauvreté et de la vulnérabilité, de l’environnement actuel de la RDC et des capacités organisationnelles et programmatiques de CARE ainsi que de ses partenaires ont abouti à la formulation d’une vision d’impact de CARE RDC à savoir, «CARE International en RDC est engagé à soutenir les femmes et les filles les plus vulnérables à réduire leur vulnérabilité à la pauvreté et à l’injustice sociale. Nous sommes engagés à promouvoir leurs droits fondamentaux y compris leur pleine participation dans la gestion de leurs communautés et du développement de la RDC. En faisant cela, nous assurons une approche holistique à long -terme, répondant aux aspirations des participants à nos programmes». Si les femmes et les filles constituent le groupe sur lequel nous allons mesurer les impacts de nos interventions, nous reconnaissons les hommes, les autorits nationales et locales, les organisations de la société civile, les confessions religieuses comme des acteurs essentiels et incontournables pour la réalisation des changements attendus.

II. RESUME DU POSTE

Le titulaire de ce poste basé à Kinshasa est placé sous la supervision du Directeur National et assume les fonctions d’administratives et joue le rôle de point focal des ressources humaines et de sécurité au bureau de Kinshasa. Elle/il appui donc le Directeur National au bureau de Kinshasa et travaille en collaboration avec le Directeur Adjoint Charge de l’Appui au programme et le Département de Ressources Humaines basé à Goma. Il/elle est responsable des fonctions de RH à Kinshasa qu’il/elle assume en collaboration avec le département des RH et conformément aux politiques et procédures internes.

Il/elle assure que les activités liées à la logistique, aux achats, à l’organisation des paiement en collaboration avec les Finances, au suivi des documents officiels avec les Ministères, productions des différents rapport, à l’actualisation et vulgarisation des politiques et procédures et à la documentation appropriée pour les audits; sont réalisées conformément aux politiques et procédures internes. En tant que point focal des Ressources Humaines, il/elle assure que les dossiers du personnel de CARE sont à jour et bien classés.

Il/elle joue le rôle de point focal de sécurité à Kinshasa (Participation aux réunions sécu et Partage d’information sécuritaires et assure le briefing sécuritaire des visiteurs et de staff a Kinshasa.

. Il/elle supervise le staff d’appui au programme basés à Kinshasa, et il/elle est sous la supervision du CD avec de relations de travail avec le Coord RH et le l’ACD-PS.

III. RESPONSABILITES PRINCIPALES DU POSTE

1. ASSURER L’APPUI ADMINISTRATIF A LA DIRECTION AU BUREAU DE KINSHASA :

• S’assurer que les activités liées à la logistique, aux achats et à l’organisation des paiement en collaboration avec les Finances, à la gestion de la petite caisse, à gestion des biens et services, sont réalisées conformément aux politiques et procédures internes:
• Effectuer les réservations d’avion pour les voyages nationaux et internationaux du staff et des visiteurs et coordonner leurs les départs et arrivées.
• Gérer les contacts avec les autorités publiques car elle assure le pont entre la mission et les autorités de différents services publiques.
• Assurer la gestion de toute la documentation de séjour en RDC pour les expatriés et préparer pour signatures les ordres de mission du staff en déplacement.
• Discuter avec les demandeurs de voyage de leurs préférences et s’assurer que l’agence ou le responsable de vols humanitaires y réponde.
• Gérer le processus de l’obtention et le renouvellement des visas, permis de conduire et lettre d’invitation du staff et des visiteurs.
• Préparer les factures des appels téléphoniques et Thuraya pour le paiement et s’assurer que les appels privés sont déclarés.
• Ouvrir les emails du compte général du Bureau de façon permanente et les transmettre à des personnes appropriées.
• Planifier et organiser tous les rendez-vous à l’extérieur pour la Directeur National, bien les noter et les lui rappeler.
• Proposer des normes, standards et procédures en matière de fonctionnement du bureau, de gestion biens, gestion et le suivi des stocks de fournitures de bureau et de classement.
• S’assurer de l’obtention de tous les documents, autorisations ou exemptions requis (Accord cadre, Certificats d’enregistrement, Arrêtés interministériels, etc.) pour la reconnaissance officielle de CARE et son établissement en RDC.
• S’assurer de la bonne tenue de l’archivage physique et électronique des documents et fichiers ainsi que des biens physiques de l’Organisation.
• S’assurer de la tenue et la mise à jour de l’inventaire des biens meubles et immeubles de l’organisation.
• Echanger avec ses pairs (à l’interne comme à l’externe) pour échanger les expériences et asseoir une dynamique d’équipe en matière d’administration de bureau et de GRH.
• Produire des rapports périodiques suivant l’instruction de la hiérarchie.

2. ASSURER LES FONCTIONS DE POINT FOCAL DES RESSOURCES HUMAINES EN COLLABORATION AVEC LE DEPARTEMENT DES RESSOURCES HUMAINES:

• S’assurer que le staff basés reçoivent l’orientation d’une manière effective conformément au paquet d’orientation et au plan initialement fait par le superviseur.
• S’assurer que chaque staff a une JD et mise à jour régulièrement par le superviseur et que la version à jour et signée est disponible dans le dossier du personnel.
• S’assurer que chaque staff a des objectifs (y compris les objectifs de la période d’essai, si applicable) et le plan de développement conjointement convenus et signés par chaque staff et son superviseur pour la période en cours.
• S’assurer que les discussions et évaluations des performances sont conduites dans le délai conformément aux politiques internes en la matière et que les évidences sont disponibles dans le dossier de chaque staff.
• Gérer le système de soins médicaux pour le staff. Veiller à l’existence et à la mise en œuvre de la convention médicale à jour pour le bureau de Kinshasa. Vérifier à l’application des politiques internes en matière des soins médicaux.
• Respecter et faire respecter l’application du manuel de gestion des ressources humaines ainsi qu’à la législation du travail; notamment en renforçant les capacités des staffs en procédures et politiques RH.
• Suivre le présence et les congés du personnel et s’assurer que les évidences des congés pris sont disponible au dossier du personnel.
• Suivre et gérer les contrats des journaliers conformément aux politiques et procédures internes et à la législation en la matière.
• Faire toutes les déclarations liées aux contrats de travail (mouvement de travailleur, déclaration de main d’œuvre, numéro d’immatriculation des nouveaux staff qui n’en ont pas,…) aux services compétents (ONEM, INSS, INPP, etc.) conformément à la loi, s’assurer que le dossier de chaque staff est à jour, bien classé et que tous les impôts, taxes et déclarations(IPR, INSS, INPP, ONEM, etc.), sont payés conformément à la loi et que les preuves soient disponibles pour les audits et contrôle fiscaux.

3. SUPERVISER LE STAFF D’APPUI AU PROGRAMME BASE A KINSHASA:

• S’assurer que les rôles et responsabilités de chaque staff sont clairement définis dans la description de taches et que celle-ci est bien comprise par le staff.
• Orienter, guider, développer, coacher, motiver, former et appuyer le staff sous sa supervision directe ou indirect suivant les procédures et politiques de gestions des RH et l’aider à atteindre ses objectifs organisationnels et individuels.
• Assurer toutes les activités liées à la gestion des performances du staff sous sa supervision notamment les évaluations et l’application du plan de développement.
• S’assurer que toutes les activités liées à la logistique, aux achats, à la gestion de la petite caisse, à la gestion des biens et services se font d’une manière efficace et professionnelle.

4. POINT FOCAL DE SECURITE A KINSHASA:

• Participation aux réunions sécuritaires et Partage d’info sécuritaires, briefing sécu des visiteurs et staff de CARE;
• S’assurer que les principes contenus dans le plan de sécurité soient bien connus et appliqués.
• En collaboration avec le Safety and Security Officer basé à Goma et en accord avec la direction, faire des propositions d’amendement du plan au besoin ;
• Faire des revues au moins semi annuelles de toutes les pratiques de sécurité en place dans le bureau. Faire des recommandations et suivre leur mise en place ;
• S’assurer que le gardiennage soit assuré de façon professionnelle, du point de vue de la sécurité mais aussi de l’accueil des visiteurs ;
• Aider la direction à mettre en place et gérer des systèmes de sécurité pour le personnel, les locaux, les résidences et autres (ex : véhicules) ;
• S’assurer que les équipements nécessaires pour la sécurité (équipements de communication par exemple) sont disponibles et fonctionnels ;
• Veiller á l’application de toutes recommandations du SMT relative à la sécurité;

IV. PROFIL DU POSTE

a. Education/Qualification

• Diplôme de licence en sciences de gestion, sciences sociales ou autre domaine apparenté d’une institution de bonne reputation. Licence en Administration, gestion des ressources humaines ou droit.

b. Expérience

• 5 ans d’expérience combinée en Administration, gestion des Ressources Humaines, Logistique et Sécurité dans une ONGI ou un organisme international. Au moins 2 ans dans une position similaire dans une ONGI.
• Expérience en de supervision d’une section rendant des services à des bénéficiaires internes ou externes ;

c. Aptitudes/connaissances

• Parfaite maîtrise des langues Française et Anglaise (écrit, parlé, compréhension, etc.).
• Maitrise de l’outil informatique (MS office, internet…).
• Capacités et technique de communications verbales et écrites (maitrise de la rédaction des documents et lettres).
• Bonne connaissance et compréhension des concepts, pratiques, systèmes, et procédures liées aux RH.
• Faire preuve de capacité de leadership pouvant inspirer et motiver les autres collègues.
• Fortes capacités en relations interpersonnelles et en communication.
• Attachement au travail en équipe, et à la gestion transparente et participative.
• Fortes capacités en formation et facilitation.
• Maitrise connaissance de la législation du travail et les services étatiques.
• Bonne connaissances de la gestion administrative, ressources humaines et logistique.
• Habileté à coordonner les plusieurs activités au même moment.
• Aptitude à concevoir et organiser le travail en équipe.
• Savoir Planifier, faire des synthèses et travailler dans le délai imparti.
• Apte aux taches mutiples, équitabe et ferme, diplomate, sympathique et respectueux;

d. Qualités personnelles

• S’attacher aux valeurs fondamentales (Intégrité, Respect, Engagement, Excellence et Diversité) et être loyal envers la vision et la mission de CARE.
• Etre capable de travailler en équipe multidisciplinaire, et en collaboration avec les autres staffs.
• Etre méthodique et organisé, et savoir travailler de façon indépendante tout en respectant la hiérarchie et les échéanciers.
• Avoir l’esprit de créativité et sens de la confidentialité.
• Flexibilité et capacité à mener ensemble les différents types de travaux.
• Avoir un esprit critique, une réflexion stratégique et analytique, être pratique dans l’analyse et être capable de travailler avec peu de supervision.
• Travail d’équipe, bonne communication et sens de créativité.
• Résolution de problèmes, le jugement et la prise de décision.
• Capable de travailler efficacement dans un environnement d’équipe diversifiée.

V. COMMENT POSTULER

Les candidats intéressés devront envoyer leurs dossiers uniquement par courrier électronique à[email protected] au plus tard le 13/06/2014 ; en faisant mention du numéro de l’offre d’emploi dans l’objet du mail.

Le dossier complet du candidat devra contenir les éléments ci-après :

1. Une lettre de motivation adressée au Responsable des Ressources Humaines de CARE International RDC.
2. Un CV contenant obligatoirement l’identité et l’adresse complète du candidat, les études/formations faites, l’expérience professionnelle liée au poste et prouvée par les copies d’attestations de service rendus, le niveau de la connaissance des langues, outils informatiques ou autres connaissances pertinentes, ainsi que les noms, fonction/Employeur, no de téléphones et adresse e-mail de 3 personnes de référence professionnelle (d’anciens employeurs).
3. Copies de diplômes/brevets et de l’attestation de résidence.
4. Copies d’attestations de service rendu prouvant l’expérience professionnelle liée au poste.

CARE International est un employeur qui offre des opportunités égales à tous sans distinction de sexe, d’origine ethnique, de religion et de statut social.

Pour CARE International RDC,

Marius LIPANDASI
Human Resources Manager