MONUSCO : Assistant(e) d’équipe, GL-4

UNITED NATIONS United Nations Organization Stabilization Mission in the Democratic Republic of                                                                                           the Congo

MONUSCO

NATIONS UNIES Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la Stabilisation en République Démocratique du Congo

Assistant(e) d’équipe, GL-4

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES:   23 Avril 2014            

DATE DE PUBLICATION:                                             9 Avril 2014

LIEU D’AFFECTATION:                                                Multiple locations/plusieurs postes)

NUMERO DE L’AVIS DE VACANCE:                                    MONUSCO/35/ADM/2014

                 

Cette offre d’emploi est ouverte exclusivement aux ressortissants de la République Démocratique du Congo

Valeurs fondamentales des Nations Unies: Intégrité, Professionnalisme, Respect de la Diversité

Responsabilités: Sous la supervision générale de l’Assistant Administratif Principal (Senior Administrative Assistant), dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’Assistant(e) d’équipe a la responsabilité des tâches suivantes :

 

• Exercer un large éventail de fonctions d’appui administratif.
• Répondre ou rédiger des réponses à la correspondance courante et autres communications; utiliser des logiciels standards de traitement de texte pour produire divers documents et rapports volumineux et complexes.
• Contrôler processus et calendriers relatifs aux réalisations, produits, tâches, etc., de la section ; le cas échéant, aider dans la vérification du récépissé et de l’exactitude des documents, approbations, signatures nécessaires, etc. pour assurer la conformité aux exigences juridiques, financières pertinentes et autres.
• Rechercher, compiler et organiser l’information et les documents de référence provenant de sources différentes pour les rapports, les plans de travail, les briefings, les réunions/conférences, etc.
• Produire un large éventail de rapports statistiques standards et des rapports d’autre type, émettre des bons de travail, etc. en utilisant diverses bases de données.
• Procéder à la relecture des documents et éditer les textes pour l’exactitude, la grammaire, la ponctuation, le style et la conformité aux normes établies de présentation.
• Filtrer les appels téléphoniques et trier les visiteurs ; répondre aux demandes et questions d’information assez complexes (ex. répondre aux demandes nécessitant des recherches de fichiers, etc.), et si nécessaire, référer les questions au personnel compétent pour traitement.
• Fournir un appui administratif, logistique et de secrétariat aux réunions, conseils, comités, conférences etc.
• Assister dans la maintenance des sites web par le scanning et l’affichage de divers documents sur le site.
• Assister dans la préparation du matériel de présentation en utilisant la technologie/le logiciel requis.
• Gérer calendrier/horaires ; surveiller les changements et communiquer l’information pertinente au personnel compétent dans ou hors de l’unité de travail.
• Effectuer les fonctions de saisie et d’extraction de données.
• Revoir, enregistrer, distribuer et/ou traiter le courrier et d’autres documents ; assurer le suivi des mesures imminentes.
• Tenir à jour et maintenir des listes de distribution ; contrôler, préparer et distribuer des documents variés, si possible en utilisant des formats électroniques ; s’occuper des dispositions pour l’impression et la traduction si nécessaire ; coordonner les dispositions d’expédition, les services du courrier, etc.
• Effectuer les tâches administratives générales (ex. enregistrer les états de congé et les présences, prendre des dispositions pour les réunions et d’autres événements, s’occuper des réservations, faire le suivi du budget, etc.) et y inclure la préparation et/ou le traitement des requêtes/documents administratifs (ex. les réquisitions, les bons de commande, les demandes de déplacement, les contrats, les autorisations de dépenses, les demandes de visa, etc.).
• Maintenir les fichiers (tant en copie papier qu’en archivage électronique) et les bases de données de l’unité de travail. .
• Assister dans l’assistance logicielle et matérielle du bureau.
• Donner des orientations aux employés moins expérimentés sur les procédures générales des services administratifs, les applications informatiques, etc.
• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.

Compétences:

 ·         Professionnalisme Connaissance du système opérationnel et administratif des Nations Unies, y compris les procédures de gestion/classement des fichiers ; la capacité à sélectionner, organiser et résumer les données et l’information requises pour les rapports, les études, les briefings, etc. ; tact et discrétion dans le traitement des affaires confidentielles ; capacité à préparer avec précision tout l’éventail des produits et des rapports ; aptitude avérée à formuler des jugements fiables dans le contexte des tâches confiées ; prendre la responsabilité d’incorporer des perspectives du genre et d’assurer la participation paritaire des femmes et des hommes dans tous les domaines du travail.

 

• Aptitude à la Communication: Aptitude à s’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit; à écouter les autres, à bien les comprendre et à réagir comme il convient; à poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et de faciliter le dialogue; à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel  on s’adresse; à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et à tenir chacun au courant.

 

• Esprit d’équipe:  Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être prêt à apprendre des autres; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

 

Qualifications:

Education: Diplôme d’études secondaires ou son équivalent. Un diplôme d’agent administratif/de secrétariat est souhaitable

Expérience Professionnelle: Un minimum de 4 ans d’expérience dans les services administratifs ou d’autres domaines connexes.

Langues:     L’anglais et le français sont les langues de travail de l’Organisation des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise du français oral et écrit est exigée. La maîtrise de l’anglais oral et écrit est un atout supplémentaire.

 

 

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