Le Catholic Relief Services-USCCB, CRS en sigle, Agence d’Aide Humanitaire et de Développement créée en 1943 par la Conférence Episcopale Américaine, est présente en République démocratique du Congo depuis 1961.
Il cherche à engager :
UN(E) RESPONSABLE DES APPROVISIONNEMENTS SENIOR
Durée : Contrat à durée déterminée de 12 mois avec possibilité de renouvellement.
Basé à : Kinshasa
Relève de: Responsable de l’Administration
Supervise :Responsable des Approvisionnements
Contexte
Le Catholic Relief Services, CRS en sigle, est l’agence d’Aide Humanitaire et de Développement de la conférence épiscopale Américaine. CRS Congo travaille en collaboration avec des partenaires locaux pour trouver des solutions durables à la souffrance et à la pauvreté. Le rôle du Responsable des approvisionnements Senior est très important pour l’accomplissement de la mission de CRS au Congo.
RESPONSABILITES PRINCIPALES :
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Préparation et Planification
· Se consulter avec le Chef de Programme (HOP) et le Chef des Opérations (HoOP) pour identifier les principaux types de biens et de services qui seront nécessaires à court terme sur base du portefeuille actuel des programmes et des opérations, et utiliser cela pour effectuer des évaluations régulières du marché des meilleures sources et prix.
· Se consulter de manière proactive avec les organismes pairs et le secteur privé afin d’identifier de nouveaux fournisseurs potentiels qui peuvent être ajoutés à notre Liste de Fournisseurs Approuvés (ASL) mise à jour, et si possible élaborer des relations avec la source proche de production ou d’importation, et explorer la possibilité de passer des commandes regroupés avec les organismes pairs afin de négocier de meilleurs prix et conditions sur base des économies communes.
· Maintenir des relations d’affaires continues avec les fournisseurs locaux, les visites des magasins et des installations de production pour s’assurer que les termes du contrat sont respectés chaque fois que la situation le justifie.
· Veiller à la vérification de l’éligibilité de tous les nouveaux fournisseurs avant de les ajouter à la liste des fournisseurs approuvés. (Bridger XG)
· Se tenir au courant de tout changement dans les taxes gouvernementales (ventes, TVA), frais de douane, taxes et procédures d’importation.
Processus d’Approvisionnement
· S’assurer que tous les achats s’effectuent efficacement conformément à la Politique de CRS, au Manuel des Achats de CRS et sont conformes aux exigences des bailleurs de fonds concernés.
· Veiller à ce que tous les approvisionnements soient régis par les normes les plus élevées d’éthique, de conduite personnelle et professionnelle tel que stipulé dans la politique de CRS et le Manuel des achats de CRS.
· Proposer de nouvelles idées pour améliorer l’efficacité des marchés au Responsable de l’Administration et au HoOP, et mettre à jour chaque année l’«Annexe» du Programme Pays du Manuel des achats «Central» de CRS et des outils de support.
· Examiner toutes les Demandes d’Achat (PR) et vérifier la cible de prix, que toutes les spécifications et exigences sont claires et que toutes les autorisations correspondantes ont été obtenues.
· Veiller à ce que toutes les demandes de devis (RFQ) présentent clairement toutes les spécifications et exigences énoncées dans la Demande d’Achat (PR).
· Recevoir et examiner toutes les offres et tous les devis, conformément à l’objectif et aux spécifications de prix, et préparer la feuille de résumé des devis.
· Organiser des Comités d’Examen d’Offres (BRC), le cas échéant, et en fonction du seuil fixé dans l’Annexe du Manuel des Approvisionnements de la RDC, et s’assurer qu’ils suivent toutes les directives mises en place pour les Comités d’Examen des Offres (BRC) comme stipulé dans le Manuel d’Approvisionnements de CRS/RDC.
· S’assurer que le Comité d’Examen d’Offres (BRC) analyse toutes les offres de manière compétitive et examiner attentivement tous les coûts et avantages, y compris ceux qui n’ont pas été explicitement présentés sur les offres.S’assurer que le Responsable de l’approvisionnement est un membre non votant du Comité de sélection.
· Toujours négocier avec les fournisseurs concernant les réductions de prix, le paiement et les termes de livraison, et les options l’expédition, le cas échéant.
· S’assurer, pour tous les achats applicables > $5k, de remplir un Formulaire de Réquisition Globale d’Approvisionnement (Formulaire de demande internationale «IRF») à soumettre au Département d’Approvisionnements du QG du CRS avec des informations de prix locaux, et s’il est déterminé que la meilleure source est locale, s’assurer alors de recevoir une approbation d’Achat Local du QG avant de préparer un Bon de Commande Local (LPO).
· Une fois que toutes les mesures nécessaires ont été réalisées en fonction de la valeur du marché, alors: faire le choix du meilleur fournisseur en ce qui concerne la qualité, la livraison et le prix; déterminer le paiement et les conditions de livraison; préparer les Bons de Commandes (BC), et rédiger les contrats comme désiré.
· S’assurer que tous les approvisionnements sont traités avec toutes les exonérations applicables établies dans l’accord avec le pays hôte ou par des accords avec les bailleurs de fonds, et écrire des lettres d’exemption de la TVA, les droits et taxes chaque fois que nécessaire.
La tenue de documents et de Rapports
· Veiller au bon classement de tous les documents d’achat pour question de tenue des dossiers et d’audit, et maintenir des fichiers ordonnés sur les commandes en cours et les activités passées tels que des avis de modification, des changements d’horaire et des livraisons partielles.
· Maintenir une Liste de Fournisseurs Approuvés (LFA) avec des informations actualisées sur les prix par biens et services et le classement de la performance sur la base de récentes évaluations post-livraison.
· Créer des fichiers de fournisseurs avec tous les détails nécessaires par catégorie de service (par exemple, fournisseurs de papeterie, fournisseurs des articles électriques, fournisseurs de machines, etc.)
· Faire le suivi de l’état de chaque demande d’approvisionnement et mettre le Management et les demandeurs à par des Rapports Hebdomadaires de l’Etat des Approvisionnements. (BPS).
· Produire périodiquement un rapport d’évaluation sur la performance des fournisseurs/vendeurs avec des recommandations fondées sur le service de livraison/suivi (au moins tous les 6 mois).
Communication, Coordination et Autres Tâches
· Veiller à ce que le Département de réception de bien ait autant de délai d’avance que possible sur la livraison prévue de marchandises pour être prêt à bien préparer la Note des Marchandises Reçues (NMR).
· Fournir des détails sur les approvisionnements des actifs fixes (type, quantité, fournisseurs, prix, fonds/numéro du projet, nom du partenaire, etc.) au Département chargé de la gestion des biens.
· Suite aux recommandations sur la séparation des responsabilités, travailler avec le Département de réception des biens pour résoudre les écarts de quantité entre le Bon de Commande et le bon/bordereau de livraison du fournisseur.
· Communiquer avec les fournisseurs pour leur restituer les marchandises endommagées ou les biens commandés aux par erreur et assurer l’échange ou le complément des marchandises commandées, si encore possible.
· Veiller à ce que tous les documents du Département de réception des biens soient soumis à l’Agent de Paiement. Suivre avec cet agent que le paiement des fournisseurs est effectué correctement et à temps.
· Assurer le suivi avec l’équipe des finances pour s’assurer que les paiements sont effectués en temps opportun comme selon les contrats et les bons de commande.
· Aider à la préparation de lettres d’attribution, des accords, des mémos et des lettres selon les besoins.
· Tenir les demandeurs informés de l’état de toutes les commandes locales et internationales jusqu’à ce que les commandes soient reçues.
· Coordonner avec les autres Départements afin de s’assurer que les PR, les réponses de devis de fournisseurs et les BC sont complets et clairs.
· Répondre aux requêtes des audits de manière opportune et professionnelle lorsque cela est nécessaire.
· Collecter des informations sur le prix des biens et services nécessaires chaque fois pour le but de budgétisation ou de planification.
· Quand nécessaire et dans des paramètres acceptables, accélérer les demandes et les commandes pour répondre aux besoins opérationnels urgents.
· Veiller à la vigilance contre les activités frauduleuses dans tous les processus d’approvisionnement et se mettre à jour avec les dernières directives pour la prévention de la fraude.
· Aider à la promotion de l’utilisation de nouvelles technologies et applications pour améliorer l’efficacité des processus d’achat.
· Contribuer au maintien du travail d’équipe, à la discipline des relations de travail saines et à la productivité.
· Fournir un soutien et une formation sur la gestion des achats pour le personnel de CRS et les partenaires comme jugé nécessaire par la direction.
· Assurer la couverture du personnel lorsque requise par la charge de travail ou l’absence, et s’acquitter des tâches supplémentaires telles qu’assignées.
Responsabilités de supervision
· Superviser le Chargé d’Approvisionnement
· Assurer la surveillance et l’encadrement (Coaching) sur ??une base régulière
· S’assurer que la performance du Chargé d’approvisionnement est suivie et que le renforcement des capacités nécessaire est offert pour améliorer la qualité du service fourni.
· Mener l’évaluation de performance du Chargé d’Approvisionnement
RELATIONS DE TRAVAIL CLÉS:
Interne: L’Equipe Mondiale d’Approvisionnement basée au QG et tout le personnel du Programme Pays soumettant des réquisitions ou ayant des rôles dans le processus d’achat à partir: Du Programme, des Finances, de la Logistique, de l’Administration et de l’Informatique.
Externe: Fournisseurs, autorités fiscales, agents des douanes, transitaires, transporteurs, consultants et agences paires.
Compétences à l’Echelle de l’Agence
Ceux-ci sont ancrés dans la mission, les valeurs et les principes de CRS et utilisés par chaque membre du personnel pour s’acquitter de leurs responsabilités et atteindre les résultats souhaités.
· Sertavec Intégrité
· Intendance des Modèles
· Entretient des Relations Constructives
· Favorisel’Apprentissage
COMPETENCES PERSONNELLES:
· Doit être scrupuleusement honnête et toujours favoriser un climat de confiance et d’intégrité.
· Bonnes compétences en ordinateurs et informatique, tout à fait capables avec Microsoft Office (MS Word, Excel et PPT), et expérience dans la conduite d’approvisionnement par internet ainsi que des comparaisons de prix.
· Capacité démontrée à effectuer des services d’achat rapides, efficaces et rentables tout en maintenant les standards élevés de l’agence.
· Bon négociateur.
· Expérience en études de marché.
· Bonnes compétences en analyse de données et attention aux détails.
· Engagé à toujours fournir un service clientèle le plus haut possible.
· Bonnes compétences organisationnelles.
· Excellentes compétences en communication interpersonnelle et constructeur des relations.
· Le cas échéant, être en mesure de transmettre des idées et des concepts à des partenaires de manière accessible.
QUALIFICATIONS:
· Diplôme de Licence en Economie, gestion de fourniture et des achats ou domaine connexe tel que (Gestion, logistique ou administration), obtenue d’une institution reconnue.
· Au moins 3 ans d’expérience pertinente sont requis.
· Adhésion à une organisation professionnelle d’achats préférée.
· Aptitude avérée à communiquer clairement et de façon concise en Français et Anglais écrit et parlé ;
· Aptitude avérée à rédiger des rapports et conserver des dossiers et des données complètes.
® Le CRS reçoit toutes les candidatures sans distinction de religion, d’appartenance politique ou de Sexe.
® Les Candidatures féminines sont encouragées
· Les dossiers de candidatures reprendront obligatoirement le numéro de l’offre et devront comprendre un curriculum vitae, une lettre de motivation adressée à Madame la Représentante Résidente de CRS, trois références professionnelles et des copies des Diplômes.
· Les dossiers sont à envoyer par courrier électronique à[email protected] ou à déposer à la réception du CRS Congo au n° 12 Bis de l’Avenue Nyembo, Quartier SOCIMAT (l’avenue en face de la Haute Cours Militaire) à Kinshasa Gombe au plus tard le lundi 31 mars2014 à 17h00’.
· Seuls les candidats présélectionnés seront contactés par téléphone ou par courrier individuel.
Fait à Kinshasa le 24 mars 2014
La Direction
