Oxfam GB est une ONG internationale humanitaire qui travaille en partenariat pour trouver des solutions durables à la pauvreté et a la souffrance. Elle est en RDC depuis 1960 et apporte une assistance humanitaire à des milliers des personnes vivant en situation difficile. Depuis aout 2012, Oxfam GB a ouvert un programme national humanitaire qui a apporté une assistance humanitaire à plus de 250 000 déplacés au Nord-Kivu et au Katanga. Pour l’année 2014 le programme humanitaire bénéficiera des financements de plus de 10 millions de dollars américains qui lui permettront d’être opérationnel sur la grande partie du territoire national dans les domaines de l’Eau, hygiène et assainissement, de la Sécurité alimentaire et de la Protection.

Dans ce cadre, Oxfam recherche à recruter un personnel expérimenté et motivé  qui pourra constituée une équipe mobile qui couvrira son intervention humanitaire sur toute l’étendue de la RD Congo. Les employés composant cette équipe n’auront pas un lieu de location fixe vu qu’ils seront déployés partout ou le besoin se fera sentir sur toute l’étendue de la RD Congo.

L’équipe est reconnue au niveau national ainsi international pour sa capacité en réponse rapide et ses membres seront sélectionnées par rapport a leurs valeurs humanitaires et volonté d’aider les plus vulnérables du pays dans les situations critiques. Leur flexibilité et dynamisme pour vouloir travailler dans les urgences dans l’ensemble du territoire de la RD Congo est essentiel ainsi que la motivation d’atteindre des objectifs professionnels dans les endroits reculés et dangereux dans des délais très réduits.

Vu son importance a l’organisation, l’équipe et ses membres bénéficie de l’appuie cadre du siège d’Oxfam pour systématiquement renforcer sa capacité avec des formations techniques sur les urgences.                                   

BUT DU POSTE:

Etre directement responsable des approvisionnements en suivant les procédures et politiques d’Oxfam GB et en respectant l’équilibre coût efficacité (cost efectiveness) pour la très bonne marche des programmes OGB ; et s’assurer du bon fonctionnement et des travaux d’entretien, de maintenance et de réparation des engins roulants et mécaniques d’Oxfam GB Programme du Katanga.

1. I.              DIMENSIONS DE TRAVAIL :

• Sous la Supervision directe du Responsable de la sous base de Pweto et en  collaboration avec le Gestionnaire de la Logistique du Programme d’Urgence,  faire le suivi des réparations et maintenances des tous les engins Oxfam GB affectés dans le projet de Pweto.
•  Travailler avec le département des finances de manière à ce que les fournisseurs soient payés suivant les normes et dans les conditions requises.
• Approvisionner à temps les équipes de programme en matériels tout en se rassurant du respect des procédures Logistiques d’Oxfam GB

1. RESPONSABILITES PRINCIPALES:

a)     Suivre les réparations et services de maintenance des engins roulants et mécaniques d’Oxfam

b)   Suivre la fonctionalité de ces engins et le briefing du staff OGB sur leur utilisation.

c)    Organiser et superviser le travail des chauffeurs et gardiens utilisés dans le programme et assurer le transport des personnes et des biens Oxfam GB dans le programme.

d)   Assurer l’approvisionnement en matériels et fournitures divers selon les besoins de l’ensemble du programme et conformément au plan d’approvisionnement et aux procédures Oxfam GB.

e)    Tenir à jour et en sécurité les documents divers de rapportage sur les achats, et veiller à une bonne relation entre Oxfam GB et les fournisseurs.

1. III.           RESPONSABILITE SPECIFIQUES:

Mouvement du Cargo et du personnel

1)    Répondre efficacement à l’état des besoins du programme en matière de personnel (chauffeurs) et de véhicules;

2)    Evaluer constamment les moyens de transport disponibles afin de jauger le niveau de qualité/compétitivité et de minimiser les coût de transport;

3)    Gérer les procédures douanières lors du passage de frontières du cargo et du personnel (documents frontaliers, dédouanement, etc.);

4)    Capable de disponibiliser ponctuellement un mouvement hebdomadaire des véhicules et du personnel en fonction des planifications;

Gestion du parc automobile

1)    Superviser et planifier l’allocation des véhicules de facons à optimiser la réponse aux besoins du programme;

2)    Assurer le suivi administratifs des véhicules du programme (enregistrement légal, Assurances,…)

3)    Superviser l’entretien des véhicules (maintenances préventives et reparations,…)

4)    Responsable principal de tout ce qui est carburant en approvisionnement des véhicules, motos et autres engins et du suivi de leur consommation. Et en élaborer les rapports mensuels et/ou cinconstanciels;

5)    Identifier régulièrement les disponibilités locales de location de véhicule pour répondre extraordinaires du programme;

6)    Assurer la relation entre les loueurs des véhicules et Oxfam GB (suivi des échéances des contrats, paiement des contracts,…);

7)    Superviser les chauffeurs (organiser les tests de conduite, suivis des règles, établissement de l’horaire, programme des congés);

8)    Gérer les litiges impliquant des chauffeurs (accident, pannes non déclarées, etc.)

Gestion des approvisionnements et du stock

1. Approvisionnements

• Etablir et maintenir des systèmes qui permettent une réception courante et aisée des réquisitions du terrain.
• Effectuer les opérations d’achats en respectant les procédures logistiques et d’approvisionnement d’Oxfam GB et des Bailleurs des fonds.
• Tenir une numérotation des cotations et soumissions requises suivant les procédures d’approvisionnement d’Oxfam GB.
• Identifier les Agences en douanes compétentes pour assurer le dédouanement rapide et efficace de toutes les fournitures d’Oxfam GB quand nécessaire.
• Assurer la liaison avec le déclarant en douane pour les formalités douanières des articles hors taxes sous douane;
• S’assurer de l’application de la Politique d’approvisionnement d’Oxfam GB;
• Arranger une livraison rapide des marchandises sur les sites;
• Travailler en collaboration avec le Département des Finances pour assurer qu’un prompte et correct  paiement des factures est effectué;
• Créer et maintenir une base des données complètes des fournisseurs utilisés par Oxfam GB avec le support du Logistics Manager et des Logisticiens des programmes;
• Créer et maintenir un système complet et fiable de classement pour les dossiers d’approvisionnement;
• Assister le Logistics Manager dans les commandes internationales;
• Partager le fichier de suivi de leurs réquisitions et leurs états d’avancement avec le programme et autres demandeurs sur une base hebdomadaire.
• Procéder à la révision des performances des fournisseurs attitrés et en présenter un rapport ;
• Produire un rapport mensuel des approvisionnements.

1. b.    Stock

• Participer au chargement et déchargement des véhicules transportant les biens Oxfam GB ;
• Vérifier et recevoir toutes les fournitures dans le dépôt conformément aux réquisitions et bons de commande d’Oxfam GB, et des factures des fournisseurs correspondantes;
• Vérifier les bordereaux d’expédition (Waybills) et les listes de colis (Paking lists)  contre les articles reçus et, le cas échéant, rapporter illico au transporteur et au chargé de la logistique les écarts ou dommages relevés;
• Etablir les bordereaux de réception des articles réceptionnés (GRN) au dépôt et les présenter au chargé des achats  avec les factures des fournisseurs;
• Stocker d’une manière appropriée les articles et équipements qui entrent dans le dépôt;
• Tenir à jour toutes les fiches de stock et les bin cards des articles en stock;
• Produire mensuellement la situation du stock et produire un inventaire annuel à la fin de chaque année financière ;
• Préparer et emballer les articles demandés par d’autres sites Oxfam GB;
• Avant toute sortie des articles du dépôt, les manifester sur un bordereau/liste des colis et/ou obtenir l’autorisation de leur sortie de stock en faisant signer le Bon de sortie de stock (store issue) par la hiérarchie ;
• Classer convenablement tous les documents du dépôt Waybill, packing list, invoice, gift certificate, etc;
• Contrôler les accès au dépôt et s’assurer que toutes les issues sont bien protégées;
• S’assurer que le dépôt est tenu propre et respecte les normes d’entreposage tel que prônée par Oxfam GB ;
• Identifier et proposer les manutentionnaires pour les travaux requis au dépôt ;
• S’assurer que les personnes qui accèdent au dépôt sont autorisées, et assurer qu’elles respectent les normes de la législation sociale (port des gants, masques ou tabliers, etc.)

1. IV.          COMPETENCES CLES:

1)    Etre detenteur d’un diplôme d’Etat,

2)    Avoir une expérience approuvée d’au moins deux ans dans les approvisionnements et en logistique/transport dans une organisation humanitaire ou de développement;

3)    Avoir une bonne connaissance des engins mécaniques et automobiles;

4)    Être honnête, flexible pour les situations le nécessitant, et être capable de travailler sous pression;

5)    Etre capable de communiquer sans complaisance;

6)    L’habilité de travailler en équipe est un avantage;

7)    Connaissance en informatique: Windows, Excel, Word, Internet;

8)    Connaissance à l’oral et à l’écrit des langues: Français, Swahili et d’autres des langues locales du Katanga

9)    Etre ordonné et capable d’organiser son travail et en définir les priorités.

10)  Avoir de l’initiative et etre a mesure d’Anticiper et des resoudres les problemes

11)  Capacité d’anticiper les situations imprévues et prendre des décisions rapides.

12)  Capacité d’adaptation face aux pressions et à l’évolution des besoins.

13)  Attention aux détails et excellentes notions de calcul.