UNITED NATIONS
United Nations Organization Stabilization Mission in the Democratic Republic of the Congo
MONUSCO
NATIONS UNIES
Mission de l’Organisation des Nations
Unies pour la Stabilisation en République Démocratique du Congo
Assistant/e Administratif/ve, GL-5
La présente annonce est une républication
Les candidats qui avaient postulé doivent repostuler
DATE LIMITE DE DEPÔT DES CANDIDATURES: 17 Mars 2014
DATE DE PUBLICATION: 3 Mars 2014
LIEU D’AFFECTATION: Goma (8 postes)
NUMÉRO DE LA VACANCE: MONUSCO/ 02/ADM/2014
Cette vacance est ouverte exclusivement aux ressortissants de la République Démocratique du Congo
Valeurs fondamentales des Nations Unies: Intégrité, Professionnalisme, Respect de la Diversité
Responsabilités: dans les limites de l’autorité qui lui est déléguée, l’Assistant/e Administratif/ve aura la responsabilité d’accomplir les tâches ci-après: (Ces fonctions sont à caractère générique et peuvent ne pas être exécutées par tous les Assistant(e)s Administratifs/ves.)
Gestion des Ressources Humaines
Prendre l’initiative d’amorcer des actions, traiter, faire le monitoring, réexaminer et faire le suivi des actions liées à la gestion des activités des ressources humaines au sein de l’unité, ex. : recrutement, placement, mutation, promotion, évaluation de la performance, réexamen de la classification des postes, séparation d’avec l’employeur, formation etc., en veillant à assurer la cohérence dans l’application des règles et procédures.
Introduire, tenir et certifier les données administratives et les dossiers de présences, évaluations de la performance, etc. dans le système d’information électronique
Traiter rapports et réclamations relatives aux avantages.
Donner conseils et avis guidant le personnel en matière de procédures, processus et pratiques administratives, assurer la liaison avec les services administratifs centraux si nécessaire.
Tenir et revoir les organigrammes et leurs états de besoins en recrutement; imprimer et analyser les rapports provenant du système intégré de gestion (IMIS).
Budget et Finance
Faire le suivi et évaluation de l’état des dépenses et affectations au travers du système intégré de gestion (IMIS), enregistrer les variations, mettre à jour les tableaux budgétaires.
Consolider les données reçues et travailler en appui aux supérieurs en matière de révisions budgétaires effectuées par des organes intergouvernementaux et experts compétents.
Analyser l’état des dépenses et le comparer au budget approuvé.
Examiner les réquisitions des biens et services pour s’assurer de (a) l’imputation pour les vrais objets de dépense et (b) la disponibilité des fonds.
Aider à la préparation des soumissions sur l’exécution des budgets.
Préparer les tableaux statistiques et les rapports financiers standards.
Administration en général
Entamer les processus, préparer les formulaires et faire le suivi des dispositions administratives arrêtées pour le voyage officiel des membres du personnel.
Rédiger des projets de correspondance de routine.
Tenir des fichiers du statut et règlements, instructions administratives et autre documentation apparentée.
Tenir à jour les dossiers de l’unité (tant en papier d’imprimerie qu’en forme électronique).
Assurer de manière extensive la coordination avec les unités au sein des services et servir fréquemment de liaison entre les membres internes de l’équipe tant celle du Siège que celle sur terrain.
S’acquitter d’autres tâches de nature administrative à la demande. Ex.: programme de voyage opérationnel; suivi des comptes et paiements faits aux fournisseurs et vacataires pour leurs services; planification de l’espace physique; identification des besoins en technologies de bureau et maintenance de l’équipement, logiciel et systèmes informatiques; prise de dispositions pour l’organisation et coordination administrative des séminaires, conférences et traductions.
Administration des contrats
Aider à tenir l’administration journalière des contrats passés entre les Nations Unies et les prestataires entrés en contrat avec l’ONU par externalisation des services.
Auditer les factures des contractants contre les biens et services fournis par eux et approuvés par les Nations Unies.
Traiter le paiement des factures des contractants et faire le monitoring des paiements.
Préparer et traiter tous les formulaires UN et permis délivrés au personnel contractuel et à ceux de l’Unité, de la Section ou du Service, notamment les cartes d’identité de l’ONU, les bons de sortie des biens, les bons de parking autorisé, les cartes magnétiques d’accès et les clés.
Compétences:
Professionnalisme: capacité à s’acquitter d’une gamme variée de fonctions administratives, ex. : programme budget/travail, ressources humaines, gestion de la base des données, etc. capacité à mettre en application, lorsqu’il se crée une situation dans son contexte professionnel, sa connaissance de diverses règles du Statut et Règlements des Nations Unies en matière administrative, financière et des ressources humaines. Faire montre de fierté dans l’exécution du travail et dans les réalisations; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise de la matière; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, respecter les dates buttoirs et réaliser des résultats. Etre animé par la poursuite des préoccupations professionnelles plutôt que par la poursuite des intérêts personnels; montrer de la persistance devant des problèmes difficiles ou devant les défis; rester serein dans des situations stressantes. S’engager à faire appliquer les perspectives du genre en assurant une participation égalitaire d’hommes et des femmes et la pleine implication de celles-ci dans tous les domaines du travail.
Communication: Parler et écrire clairement et avec efficacité; Ecouter les autres, interpréter correctement les messages des autres et répondre comme il se doit; poser des questions de clarification, et montrer de l’intérêt dans une conversation a deux sens ; tailler son langage, le ton, le style et le mode à la mesure de celui qui écoute ; faire preuve d’ouverture dans le partage des informations et tenir les autres informés.
Esprit d’Equipe: travailler en étroite collaboration avec les collègues en vue d’atteindre les buts de l’organisation; solliciter la contribution des autres en prenant réellement à leur juste valeur leurs idées et leur expertise; être disposé à apprendre des autres; placer l’agenda du groupe avant son agenda personnel; supporter la décision finale du groupe et poser des actes conformes à ladite décision, même lorsque une telle décision ne reflète pas entièrement ses propres positions; partager les honneurs faits au groupe pour leur réalisation et accepter la responsabilité mutuelle pour les insuffisances dans le travail produit par le groupe.
Planification & Organisation: Elaborer des objectifs clairs en accord avec les stratégies convenues; identifier les activités prioritaires et les missions; ajuster les priorités comme il se doit; accorder le temps nécessaire et affecter les ressources appropriées à l’accomplissement du travail; prévoir les risques et les contingences dans la planification; faire le suivi et ajuster les plans et actions suivant la nécessité; faire usage efficient du temps à sa disposition.
Responsabilité de Reddition des comptes: s’approprier les engagements pour toutes les responsabilités et honneurs; livrer les fruits du travail dont il/elle a la charge dans le temps imparti et selon les couts et les standards de qualité; fonctionner/opérer selon le statut et règlements de l’organisation; soutenir les subalternes, assurer la supervision et prendre la responsabilité des tâches qu’il/elle a déléguées aux autres; engager sa responsabilité personnelle pour ses propres insuffisances et celles de l’unité.
Souci Client: Considérer tous ceux à qui service est rendu comme ses “clients” et chercher à voir les choses du point de vue des clients’; établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; identifier les besoins des clients et trouver des solutions appropriées; faire le monitoring de l’évolution de la situation au sein et en dehors du milieu des clients pour se tenir informé et anticiper sur les problèmes; tenir les clients informés du progrès réalisé ou des revers essuyés dans les projets; respecter les délais de livraison des produits et services aux clients.
QUALIFICATIONS:
Etudes Faites/Formation: détenir un diplôme de fin de cycle secondaire ou équivalent.
Expérience: Au moins 5 ans d’expérience dans le domaine des achats, services administratifs, finances, audit, ressources humaines ou domaines apparentés.
Langues: l’Anglais et le français sont les langues de travail des Nations Unies / MONUSCO. Pour l présent poste, la compétence en Français parler et écrit est exigée. La connaissance de l’Anglais avec compétence linguistique est un avantage ajouté.
DEPOT DES CANDIDATURES
Les candidats intéressés et qui en ont la qualification devront soumettre les demandes ensemble avec le formulaire P-11 des Nations Unies et/ou un CV et des copies des attestations de service.
Des copies des annonces de vacance et le formulaire P-11 peuvent être obtenus auprès de bureaux de secteur de la MONUSCO, à la MONUSCO/Kinshasa et à la MONUSCO/Goma et peuvent être soumis par l’UNE des voies ci-après:
A la main: à déposer aux plus proches BUREAUX DE LA MONUSCO de terrain, MONUSCO/Kinshasa et MONUSCO/Goma
Par courriel: [email protected]
NB: Tous les candidats DOIVENT indiquer le numéro de la vacance MONUSCO pour laquelle ils soumettent leur demande d’emploi sur la ligne de l’objet dans leur courriel ou sur le haut de l’enveloppe scellée. ex. MONUSCO/02/ADM/2014, GL-5.
TOUS LES CANDIDATS INTERNES DE NIVEAU GL-1, GL-2 et GL-3 NE SONT PAS ELIGIBLES.
Ne pas soumettre les originaux de vos attestations avec la demande. En conformité a la politique des Nations Unies sur l’équilibre du genre, les CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES.
Les candidatures reçues après la date limite NE SERONT PAS ACCEPTEES.
SEULS les candidats retenus seront contactés pour un TEST ECRIT et un entretien d’APPRECIATION DES COMPETENCES
POSTES OUVERTS UNIQUEMENT POUR LES RESSORTISSANTS DE LA REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO.
LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT PAS DE FRAIS À AUCUN STADE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEPÔT ET TRAITEMENT DE CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION) NI DES FRAIS DE QUELQUE NATURE QU’ILS SOIENT. LES NATIONS UNIES NE PORTENT AUCUN INTÉRÊT DANS LES INFORMATIONS AFFÉRENTES AUX COMPTES BANCAIRES.
