IRC: Gestionnaire Administration-Ressources Humaines

OFFRE D’EMPLOI

Titre: Gestionnaire Administration-Ressources Humaines

Département: Administration – Ressources Humaines

Location: Lubumbashi

Superviseur: Directeur Provincial Adjoint – Operations

Superviseur Technique: Directeur Régional des Ressources Humaines

Date limite: Mercredi 22  Janvier, 2014, à 16h00 (heure de Kinshasa)

I. CONTEXTE

L’International Rescue Committee (IRC) est l’un des plus grands fournisseurs d’aide humanitaire et de développement dans la République Démocratique du Congo, avec un budget annuel d’environ 75 millions de dollars et plus de 900 employés. Dans 4 provinces de la RDC, l’IRC exécute des programmes dans les secteurs de la santé, de la gouvernance et du développement communautaire, de la protection et l’autonomisation des femmes, de l’éducation et l’intervention d’urgence à travers un réseau de bureaux de terrain et un éventail de partenariats institutionnels et communautaires.

II. Description du poste

Sous la supervision directe du Directeur Adjoint des Opérations Haut Katanga & Kolwezi, le/la Gestionnaire Administration et Ressources Humaines est en charge d’assurer le fonctionnement du Département Admin/RH pour le bureau où il/elle est basé/e; ainsi que de fournir un niveau adéquat d’appui aux antennes et sous-bureaux sur le terrain dans le Haut Katanga & Kolwezi. Il/elle assure le respect des politiques et des procédures RH en gestion du personnel et administration, rapporte mensuellement sur l’état des RH dans son bureau et de l’administration. Il/elle supervise l’équipe Admin/RH du bureau; et en collaboration avec le Directeur Adjoint des Opérations  assure une liaison permanente avec l’avocat conseil d’IRC. Il/elle représente le département Admin/RH lors des réunions inter-département.  

III. Responsabilités

     Général

  • Rédiger les correspondances administratives et assurer le traitement de documents sur    ordinateur (contrat de travail, contrat/convention de service, avenant…) et actualiser les formulaires utilisés dans le service administratif/RH.
  • Travailler avec les autres départements pour s’assurer que tous les processus de recrutement sont conduits selon la politique d’IRC.
  • Suivi  des questions juridiques avec le DDO et l’avocat conseil.
  • Gestion des procédures disciplinaires suite à venir avec d’autres départements pour éviter des problèmes juridiques dans l’avenir.
  • Coordonner les soins médicaux pour le personnel et leurs dépendants légaux à Lubumbashi et  les bureaux  antennes
  • Fait une mission  une fois par mois au terrain pour  la Supervision des activités Admin / HR.
  • Superviser le département Administration / RH à Lubumbashi.
  • Fait le cash projection pour le besoin du département en collaboration avec le DDO.
  • Prépare un plan d’action mensuel
  • Suit les cas d’accident de travail et non accidenté  avec l’INSS.
  • Actualise mensuellement l’état de recrutement , et l’insère dans le rapport mensuel RH.

Planification et Rapport RH

  • Tient à jour les systèmes de planification de postes clés pour suivre efficacement les besoins en recrutement, les fins de missions/contrats, les promotions possibles, etc.
  • Rapporte mensuellement sur le statut des RH du bureau à travers le rapport RH standard au Coordinateur RH Provincial et au Directeur Adjoint des Operations et assure que toutes les informations sur le personnel sont disponibles.

Gestion du personnel international

  • Facilite les processus d’arrivée et de départ ; dont la supervision de l’orientation des nouveaux staffs
  • Approuve et assure le suivi des congés et absences du personnel international.
  • En consultation avec le bureau régional des ressources humaines, complète la partie RH dans les informations mensuelles envoyées au siège pour la paie des employés internationaux.
  • Supervise le classement et l’archivage des dossiers du personnel international.

Gestion du staff national

  • Supervise le processus d’enregistrement des nouveaux employés et le classement et l’archivage des dossiers du personnel national
  • Revoit, contrôle et approuve le fichier de paie mensuelle du personnel national, s’assurant du respect des délais et de la conformité et complétude des justificatifs ;
  • Supervise la gestion et la paie des travailleurs journaliers
  • Conduit les entretiens de fin de contrat et valide les décomptes finaux
  • Supervise la gestion des soins médicaux
  • Assure le suivi des évaluations

Recrutement

  • Garantit la conformité avec les politiques et la procédure de recrutement de l’IRC et assure l’exécution de chaque étape dans des délais raisonnables ;
  • Assure les contacts avec les Administrations publiques  concernées;
  • Fait la revue des les contrats de travail en accord avec la Loi Congolaise et les politiques de l’IRC en la matière avant la signature du directeur provincial.

Orientation

  • Coordonne les orientations de groupe
  • Assure l’orientation générale et RH en groupe ou individuelle de tous les nouveaux employés.
  • Assure l’orientation aux politique RH et conditions d’emploi des employés nationaux

Respect du Code de Déontologie de l’IRC (IRC Way)

S’engage à respecter les dispositions du Code de déontologie de l’IRC (IRC Way).

IV. Profil requis

  • Diplôme universitaire en Ressources Humaines, Administration des Affaires, sciences sociales ou dans un domaine connexe.
  • Expérience de travail d’au moins 5 ans dans l’Administration et dans les Ressources Humaines de préférence dans une organisation non gouvernementale.
  • Fortes compétences en leadership, et capacité à conduire et maintenir motivée une équipe multidisciplinaire.
  • Capacité à communiquer avec impact et à user de diplomatie, aussi bien au sein de son équipe, qu’avec les autres équipes, et la Direction.
  • Fortes capacités d’analyse et de recherche de solution.
  • Expérience éprouvée en facilitation de formation.
  • Préférence pour une bonne connaissance du milieu et une résidence locale (Lubumbashi, Kolwezi, Likasi, Kasenga…).
  • Niveau de français écrit et parlé courant,  et niveau moyen en anglais.
  • Bonne commande d’Excel, Word, Power point, une connaissance d’un logiciel de gestion des Ressources Humaines est un atout.

A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.

Présentation du dossier :

  • Lettre de demande d’emploi
  • Résumé/CV à jour avec les noms de trois références professionnelles (+ fonction, adresse email et contact téléphonique)
  • Les candidatures seront adressées au Responsable des Ressources Humaines par courriel uniquement en mettant le code ARHM-HKcomme sujet du message à l’adresse suivante: [email protected]

N.B : Les copies des diplômes, attestations de services rendus et éventuelles recommandations, copie d’une pièce d’identité et de la carte de chômeur (pour candidat sans emploi) seront exigées avant les entretiens pour les candidats qui seront retenus.