Croix Rouge de la RDC: Administration et Finance

Fiche de Poste

Administrateur capital

 

 

Fonction Administration et Finance
Fonction détaillée Administration, Finance et RH
Sous la responsabilité de Chef de délégation
Lieu de travail Kinshasa avec de très fréquents déplacements sur les bases opérationnelles
Durée du contrat CDD 12 mois
Responsabilités générales  

A-    Gestion administrative des moyens

B-    Gestion administrative de la base

C-    Gestion des ressources humaines

D-    Gestion financière de la base

E-    Participation à la mise en place de la sécurité

F-    Capitalisation

 

Objectifs de la fonction :

Sous l’autorité du Chef de délégation, l’administrateur capitale est responsable de :

ü  La gestion administrative et financière des projets : dans le respect de la législation locale, mise en place de procédures, gestion des ressources financières (comptabilité, trésorerie, budgets, rapports financiers…).

ü  La gestion et le suivi des RH et formation de son équipe administrative.

ü  Organiser et participer à la planification des programmes et de leurs ressources sur l’exercice budgétaire.

ü  Etre garant de la cohérence au niveau administratif, financier, et dans la gestion des RH.

  • Liens fonctionnels : 

Est encadré techniquement par le délégué support admin/log

Encadre les assistants admin/log de Kinshasa et les administrateurs des bases

Collabore en interne avec : le coordinateur santé,  le logisticien capitale et le secrétariat General de la CR RDC

Collabore en externe avec : les autorités locales administratives selon environnement de la base / projet.

  • Tâches :

A-            Gestion administrative des moyens

  • A-1 : Lieux de vie et de travail
    • Suit les relations avec les propriétaires et assure le suivi administratif des locations (paiement du loyer, quittances, charges, etc…).
    • Contracte les assurances couvrant les biens immobiliers en lien avec le délégué support admin/log
    • En lien avec le délégué support admin/log établit les règles collectives des bases et veille à leur application.
  • A-2 : Organisation du bureau
    • Supervise et assure le suivi du classement et de l’archivage des documents de la base par les assistants administratif et logistique
    • Prévoit les dispositifs devant assurer la sécurité des documents ainsi que leur confidentialité.
  • A-3 : Biens d’équipements (hors parc automobile)
    • Participe à l’évaluation des besoins, au regard des budgets alloués ou prévisionnels et des règles établies par les bailleurs de fonds.

B-            Gestion administrative

  • B-1 : Se renseigne sur les législations nationales en vigueur et veille à leur respect.
  • B-2 : S’assure du respect des conventions et protocoles d’accord signés entre la CRF et les autorités locales dans la gestion administrative du bureau.
  • B-3 : Prend part aux relations administratives avec les autorités locales.
  • B-4 : Noue et entretient des relations avec l’ensemble des organisations, plus particulièrement pour ce qui concerne l’harmonisation des pratiques et procédures : salaires, contrats, sécurité, communications, etc…
  • B-5 : S’assure de l’obtention de documents utiles à l’exécution de la mission par le personnel concerné : pass, permis, carte d’identité, autocollants, etc…

C-            Gestion des ressources humaines 

  • C-1 : La gestion administrative du personnel expatrié, en lien avec le délégué support admin/log

 

  • C-2 : La gestion administrative du personnel national
    • La formalisation et l’harmonisation des procédures RH locales, en lien avec le délégué support admin/log :

-          Se conforme à la politique de gestion des ressources humaines de la mission (en collaboration avec le chef de Délégation et la CR RDC), dans la gestion du personnel de la base.

-          S’informe sur la législation nationale du travail et l’applique.

-          Noue et entretient des relations avec la direction et l’inspection du travail au niveau local.

-          Assure le suivi du dossier de chaque salarié, établi et tient le registre général du personnel : personnel en service, date des congés, avancement, fin de contrat, etc…

-          Règle les formalités prévues pour les débuts, fins et ruptures de contrat : préavis, indemnités, solde de tout compte, certificat de travail, lettre de recommandation, etc…

-          Règle les formalités liées à la cessation de l’emploi en cas de fermeture de la mission.

-          Gère les salaires selon les règles dictées par le Chef de délégation  (niveau de salaire, indemnités, …).

-          S’informe des exigences légales et des pratiques d’usage concernant les cotisations et taxes liées aux salaires et les met en application.

-          Informe sur la réglementation concernant les conditions de travail et veille à leur application.

-          Participe à la gestion et au règlement des conflits collectifs du travail et aux réunions avec les représentants du personnel (quand ils ont lieu d’être).

-          Planifie les briefings des nouveaux salariés.

D-            Gestion financière

  • D-1 : Gestion des fonds et comptabilité

Avec l’appui du délégué support admin/log

  • Assure le contrôle et la gestion de trésorerie de la base (plan de trésorerie, demande de trésorerie mensuelle, rapprochements bancaires…).
  • Participe à la supervision des bases terrain au niveau comptable, et participe régulièrement aux missions de suivi et de contrôle sur le terrain (1 mission / trimestre minimum).
  • Assure l’encadrement, la comptabilisation des mouvements financiers avec le suivi budgétaire et supervise le fonctionnement des comptes bancaires.
  • Assure les relations avec la banque et les organismes de change.
  • Supervise la saisie comptable sur SAGA par les assistants administratifs et logistique et est responsable de la clôture mensuelle et annuelle des comptes.
  • Transmet l’information comptable et budgétaire, et les commentaires qu’elle suscite au Chef de délégation et pour ce qui les concerne aux responsables de programmes.
  • Supervise la sécurisation des fonds de la base.
  • D-2 : Budget et contrôle budgétaire
    • Réalise les suivis budgétaires des projets sur une base mensuelle.
    • Informe les différentes équipes des modifications opérées.
  • D-3 : Le financement
    • S’assure du respect des engagements pris auprès des bailleurs de fonds : respect des termes et modalités des contrats / établit les rapports financiers dans les formats imposés par les financeurs.

E-            Participation à la mise en place de la sécurité des données et des fonds 

  • E-1 : Mise en place des moyens de sécurité
    • Met en place des dispositifs pour assurer la confidentialité des dossiers (accessibilité des données), les listes d’adresses et contacts de la mission, et les fait respecter.
    • Met en place et fait respecter les dispositifs concernant la sécurité liée à l’argent de la base (caisses, transferts de fonds, retraits, paies, etc…).
    • Veille à réduire les tâches à réaliser en cas d’évacuation (regroupement et identification de classeurs importants, paiement réguliers de loyers et salaires certificats de travail, etc…).
  • Profil :
  • Formation supérieure en gestion financière (sciences économique ou autre).
  • Expérience professionnelle en comptabilité et gestion financière de minimum 5 ans, idéalement acquise dans le milieu humanitaire.
  • Très bonne maîtrise du français ;
  • Maîtrise de l’outil informatique (excel, word,…), la connaissance de SAGA est un aout.
  • Capacité à travailler sous pression, de façon autonome avec prise d’initiative et proposition d’amélioration des procédures et ce en collaboration avec les partenaires.
  • Méthodique et rigoureux/se.
  • Patience, ouverture d’esprit et excellent relationnel.
  • Connaissance du Mouvement Croix Rouge est un atout. 

 

  • Dépôt candidatures :
  1.  Date de fin d’envoi des candidatures : mardi 21/01/2014 à 15h
  2. Adresse physique : Croix-Rouge française – 41, Av. de la Justice – Kinshasa – République Démocratique du Congo

Adresse mail : [email protected]

  1. Documents à envoyer : CV, lettre de motivation, copie des diplômes, attestations de service rendu. On ne tiendra pas compte des autres documents annexés. 

 

N.B. : les tests seront à KINSHASA ; les déplacements de l’intérieur vers Kinshasa seront aux frais des candidats.