Fiche de Poste
Administrateur capital
Fonction | Administration et Finance |
Fonction détaillée | Administration, Finance et RH |
Sous la responsabilité de | Chef de délégation |
Lieu de travail | Kinshasa avec de très fréquents déplacements sur les bases opérationnelles |
Durée du contrat | CDD 12 mois |
Responsabilités générales |
A- Gestion administrative des moyens B- Gestion administrative de la base C- Gestion des ressources humaines D- Gestion financière de la base E- Participation à la mise en place de la sécurité F- Capitalisation
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Objectifs de la fonction :
Sous l’autorité du Chef de délégation, l’administrateur capitale est responsable de :
ü La gestion administrative et financière des projets : dans le respect de la législation locale, mise en place de procédures, gestion des ressources financières (comptabilité, trésorerie, budgets, rapports financiers…).
ü La gestion et le suivi des RH et formation de son équipe administrative.
ü Organiser et participer à la planification des programmes et de leurs ressources sur l’exercice budgétaire.
ü Etre garant de la cohérence au niveau administratif, financier, et dans la gestion des RH.
- Liens fonctionnels :
Est encadré techniquement par le délégué support admin/log
Encadre les assistants admin/log de Kinshasa et les administrateurs des bases
Collabore en interne avec : le coordinateur santé, le logisticien capitale et le secrétariat General de la CR RDC
Collabore en externe avec : les autorités locales administratives selon environnement de la base / projet.
- Tâches :
A- Gestion administrative des moyens
- A-1 : Lieux de vie et de travail
- Suit les relations avec les propriétaires et assure le suivi administratif des locations (paiement du loyer, quittances, charges, etc…).
- Contracte les assurances couvrant les biens immobiliers en lien avec le délégué support admin/log
- En lien avec le délégué support admin/log établit les règles collectives des bases et veille à leur application.
- A-2 : Organisation du bureau
- Supervise et assure le suivi du classement et de l’archivage des documents de la base par les assistants administratif et logistique
- Prévoit les dispositifs devant assurer la sécurité des documents ainsi que leur confidentialité.
- A-3 : Biens d’équipements (hors parc automobile)
- Participe à l’évaluation des besoins, au regard des budgets alloués ou prévisionnels et des règles établies par les bailleurs de fonds.
B- Gestion administrative
- B-1 : Se renseigne sur les législations nationales en vigueur et veille à leur respect.
- B-2 : S’assure du respect des conventions et protocoles d’accord signés entre la CRF et les autorités locales dans la gestion administrative du bureau.
- B-3 : Prend part aux relations administratives avec les autorités locales.
- B-4 : Noue et entretient des relations avec l’ensemble des organisations, plus particulièrement pour ce qui concerne l’harmonisation des pratiques et procédures : salaires, contrats, sécurité, communications, etc…
- B-5 : S’assure de l’obtention de documents utiles à l’exécution de la mission par le personnel concerné : pass, permis, carte d’identité, autocollants, etc…
C- Gestion des ressources humaines
- C-1 : La gestion administrative du personnel expatrié, en lien avec le délégué support admin/log
- C-2 : La gestion administrative du personnel national
- La formalisation et l’harmonisation des procédures RH locales, en lien avec le délégué support admin/log :
- Se conforme à la politique de gestion des ressources humaines de la mission (en collaboration avec le chef de Délégation et la CR RDC), dans la gestion du personnel de la base.
- S’informe sur la législation nationale du travail et l’applique.
- Noue et entretient des relations avec la direction et l’inspection du travail au niveau local.
- Assure le suivi du dossier de chaque salarié, établi et tient le registre général du personnel : personnel en service, date des congés, avancement, fin de contrat, etc…
- Règle les formalités prévues pour les débuts, fins et ruptures de contrat : préavis, indemnités, solde de tout compte, certificat de travail, lettre de recommandation, etc…
- Règle les formalités liées à la cessation de l’emploi en cas de fermeture de la mission.
- Gère les salaires selon les règles dictées par le Chef de délégation (niveau de salaire, indemnités, …).
- S’informe des exigences légales et des pratiques d’usage concernant les cotisations et taxes liées aux salaires et les met en application.
- Informe sur la réglementation concernant les conditions de travail et veille à leur application.
- Participe à la gestion et au règlement des conflits collectifs du travail et aux réunions avec les représentants du personnel (quand ils ont lieu d’être).
- Planifie les briefings des nouveaux salariés.
D- Gestion financière
- D-1 : Gestion des fonds et comptabilité
Avec l’appui du délégué support admin/log
- Assure le contrôle et la gestion de trésorerie de la base (plan de trésorerie, demande de trésorerie mensuelle, rapprochements bancaires…).
- Participe à la supervision des bases terrain au niveau comptable, et participe régulièrement aux missions de suivi et de contrôle sur le terrain (1 mission / trimestre minimum).
- Assure l’encadrement, la comptabilisation des mouvements financiers avec le suivi budgétaire et supervise le fonctionnement des comptes bancaires.
- Assure les relations avec la banque et les organismes de change.
- Supervise la saisie comptable sur SAGA par les assistants administratifs et logistique et est responsable de la clôture mensuelle et annuelle des comptes.
- Transmet l’information comptable et budgétaire, et les commentaires qu’elle suscite au Chef de délégation et pour ce qui les concerne aux responsables de programmes.
- Supervise la sécurisation des fonds de la base.
- D-2 : Budget et contrôle budgétaire
- Réalise les suivis budgétaires des projets sur une base mensuelle.
- Informe les différentes équipes des modifications opérées.
- D-3 : Le financement
- S’assure du respect des engagements pris auprès des bailleurs de fonds : respect des termes et modalités des contrats / établit les rapports financiers dans les formats imposés par les financeurs.
E- Participation à la mise en place de la sécurité des données et des fonds
- E-1 : Mise en place des moyens de sécurité
- Met en place des dispositifs pour assurer la confidentialité des dossiers (accessibilité des données), les listes d’adresses et contacts de la mission, et les fait respecter.
- Met en place et fait respecter les dispositifs concernant la sécurité liée à l’argent de la base (caisses, transferts de fonds, retraits, paies, etc…).
- Veille à réduire les tâches à réaliser en cas d’évacuation (regroupement et identification de classeurs importants, paiement réguliers de loyers et salaires certificats de travail, etc…).
- Profil :
- Formation supérieure en gestion financière (sciences économique ou autre).
- Expérience professionnelle en comptabilité et gestion financière de minimum 5 ans, idéalement acquise dans le milieu humanitaire.
- Très bonne maîtrise du français ;
- Maîtrise de l’outil informatique (excel, word,…), la connaissance de SAGA est un aout.
- Capacité à travailler sous pression, de façon autonome avec prise d’initiative et proposition d’amélioration des procédures et ce en collaboration avec les partenaires.
- Méthodique et rigoureux/se.
- Patience, ouverture d’esprit et excellent relationnel.
- Connaissance du Mouvement Croix Rouge est un atout.
- Dépôt candidatures :
- Date de fin d’envoi des candidatures : mardi 21/01/2014 à 15h
- Adresse physique : Croix-Rouge française – 41, Av. de la Justice – Kinshasa – République Démocratique du Congo
Adresse mail : [email protected]
- Documents à envoyer : CV, lettre de motivation, copie des diplômes, attestations de service rendu. On ne tiendra pas compte des autres documents annexés.
N.B. : les tests seront à KINSHASA ; les déplacements de l’intérieur vers Kinshasa seront aux frais des candidats.