Avocats sans frontières: Caissier(re)- Secrétaire

OFFRE D’EMPLOI

Lieu d’affectation : Goma

Nord-Kivu

République Démocratique du Congo

 

 Clôture des candidatures : 20 Janvier 2014

Entrée en fonction : 03Février 2014

CAISSIER (RE) – SECRETAIRE

Basé(e) à Goma

L’organisation

Créée en 1992, Avocats Sans Frontières est une ONG internationale, qui se donne pour mission de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes et/ou populations les plus vulnérables. Son objectif principal est de contribuer à la mise en place d’institutions et de mécanismes permettant l’accès à une justice indépendante et impartiale, capable d’assurer la sécurité juridique et de garantir la protection et l’effectivité des droits fondamentaux.

Le contexte

ASF a établi une mission permanente en RDC en 2002.

En 2014, nous intervenons à Kinshasa et dans les provinces de l’Equateur, des Sud et Nord Kivu, de la Province Orientale, du Maniéma et du Nord-Katanga.

En coopération avec les autorités politiques, judiciaires et la société civile congolaise, les programmes d’ASF visent à contribuer à l’émergence d’un Etat de Droit à travers une justice équitable, en favorisant l’accès des personnes vulnérables à la justice et en luttant contre l’impunité des crimes internationaux.

Plus particulièrement en RDC, ASF intervient à travers des programmes orientés sur la lutte contre l’impunité des crimes internationaux, la lutte contre les actes de torture et les traitements inhumains, la lutte contre la détention préventive illégale, la défense et la protection des défenseurs des Droits de l’Homme, la promotion et la défense des Droits Economiques et Sociaux.

Depuis octobre 2012, dans le cadre du programme national d’appui à la réforme de la Justice dans l’Est, « Uhaki Safi » ASF contribue à la consolidation de l’Etat de droit en luttant contre l’impunité ordinaire et de guerre. Les activités à mettre en oeuvre, comprennent entre autres, le soutien et renforcement des capacités des Barreaux, l’assistance judicaire pour les personnes vulnérables, l’organisation de services d’aide légaux et d’audiences foraines, du plaidoyer et la préparation d’études.

Depuis octobre 2013, ASF met en place un programme de promotion de l’application du statut de Rome et la lutte contre l’impunité des crimes internationaux en RDC notamment dans les provinces de l’Equateur, du Nord-Katanga, du Maniema et de la Province Orientale.

Pour mener à bien ses activités, ASF cherche à s’adjoindre les services d’un(e) Caissier (re) – Secrétaire pour le bureau de coordination, basé(e) à Goma.

TYPE DE CONTRAT : Contrat de travail à durée déterminée

Durée du contrat : 6 mois

Lieu d’affectation : Goma

Fonction Générale

Le/la caissier(e)-secrétaire travaille sous la supervision directe du/de la Coordinateur/trice Administration Finances et Logistique (CAFL), et en lien fonctionnel avec le/la Comptable, l’administrateur/trice RH, le/la logisticien/ne,les coordinateurs et le responsable de bureau Goma.

Le/la caissier(e)-secrétaire appuie le/la CAFL dans la mise en œuvre des recommandations du contrôle interne AFL d’ASF.

Il/elle est responsable de toutes les entrées et sorties de fonds de la caisse de Goma.

Responsabilités et Tâches

Le/la caissier(e)-secrétaire assistera l’administration / Comptabilité ASF dans les tâches administratives liées telle que :

  1. Caisse
  • Tenir la caisse du bureau de Goma,
  • Est responsable de la réconciliation de caisse,
  • Production de la situation comptable de la caisse dont il a la charge ;
  • Prépare, valide auprès de son responsable et paie les factures ;
  • S’assurer de la validité et de l’éligibilité des dépenses et pièces justificatives ;
  • Est responsable du classement des pièces comptables de sa caisse et des caisses en provenance des bases décentralisées de la mission,
  • Numéroter les pièces comptables et les scanner avant de les expédier au siège ;
  • Appuyer la comptabilité et l’administration dans le suivi des échéances;
  • tenir quotidiennement un fichier électronique de suivi des recettes et des dépenses de sa caisse.
  • encoder dans le logiciel comptable utilisé par ASF les pièces justificatives de la caisse
  • Mettre les codes comptables sur les écritures, cela d’après les instructions d’imputation fournies par le Comptable.
  • effectuer la clôture de sa caisse à la fin de chaque mois.
  • effectuer les différents paiements (factures et autres) sur base de pièces valables et qui répondent aux critères de recevabilité des pièces justificatives (date, nom du fournisseur, signature du responsable du département pour lequel la dépense a été engagée,…)
  • encaisser les transferts venant de la banque.
  • suivre le mouvement des avances sorties de sa caisse et de s’assurer de leur remboursement.
  • effectuer chaque vendredi une vérification de sa caisse sous la supervision du CAFL.
  • appliquer le taux en vigueur pour tout calcul de change.
  • assurer le respect des heures d’ouverture de sa caisse prévue par le service financier
  • Tenir quotidiennement un livre de caisse et de banque manuel
  • Vérification et numérotation de l’ensemble des pièces de la mission (banque et caisse) et classement après scan
    • Traitement et classement du courrier, arrivée / départ ;
    • Accueil et information des visiteurs ;
    • Dépouillement, enregistrement et transmission des courriers ;
    • Appuyer la rédaction et saisie des correspondances et documents divers,
    • Traitement informatique des données (Scan, Photocopie, Encodage des CV des candidats non retenus après test et interview, etc.) ;
    • Participation à la saisie des données collectées durant les activités du programme
    • Classement adéquat des documents à la fois papier et informatiques ;
    • Appuyer l’organisation des séminaires et ateliers, lorsque demandé ;
    • Appuyer l’organisation des voyages du personnel d’ASF et des partenaires en visites sur la mission ;
    • Entretien au quotidien du matériel de travail sous sa supervision ;
    • Assistance à la mise en place des recommandations du contrôle interne AFL
  1. Secrétariat 
  1. Divers
  • Le/la caissier(e)-secrétaire sera chargé de toute autre tâche pertinente en rapport avec sa position, au regard de la bonne exécution et du bon déroulement des activités du département AFLau sein d’ASF demandée par le/la CAFL, le/la Chef de Mission et le/la responsable de bureau.
  • Exigences du poste : Intégrité, Efficacité, Disponibilité, Confidentialité
  • Superviseur hiérarchique :Le/la CAFL
  • Superviseur fonctionnel : le/la comptable, l’administrateur/trice RH
  • Lien fonctionnel : Equipe AFL, coordinateurs, responsable de bureau

PROFIL 

  • Etre titulaire d’un diplômeuniversitaire en Economie, Gestion financière,  agréée par le Ministère de l’Esur, ou équivalent, enrichi d’une expérience pertinente en matière administrative et financière ;
  • Avoir une expérience d’au moins deux ans dans les fonctions liées à la trésorerie, à la gestion financière et comptable,
  • Avoir travaillé au moins deux ans dans un poste similaire dans un projet financé par des bailleurs internationaux ;
  • Maitrise de l’outil informatique, Word, Excel, Power point. La connaissance des fonctionnalités du logiciel BOB est un atout.
  • Maitrise des règles et procédures des bailleurs de fonds en matière Administrative et financière (Administration, Logistique, Comptabilité, procédures de décaissement).
  • Une bonne maîtrise du système financier et des procédures
  • Disposer des capacités adéquates de planification, d’organisation et d’analyse, et de connaissance en matière d’appui logistique.
  • Jouir d’une probité morale et intellectuelle, et être apte à travailler en équipe.
  • Avoir un sens des relations humaines.
  • Avoir des grandes capacités de rédaction administratives et de reporting.
  • Avoir de capacités d’intégration et d’adaptation.
  • Excellente maîtrise du Français et du swahili.
  • Etre irréprochable en matière de discrétion totale (interne et externe) quant aux procédures, fonctionnement et situations financières d’Avocats sans Frontières.
  • Etre disponible en fonction des tâches et de l’importance du travail à réaliser.
  • Etre disponible.
  • Avoir le sens de l’humilité et de l’écoute, ainsi qu’une bonne résistance au stress.

Postuler avant le 20Janvier 2014 inclus

En envoyant :

-      Une lettre de motivation ;

-      Le curriculum vitae détaillé;

-      Les copies des diplômes et attestations pertinentes de services rendus ;

-      Les coordonnées de trois personnes de référence

-      Carte de chômage (ONEM), seulement pour ceux qui sont sans emploi

Merci de spécifier dans l’objet de votre candidature: « Candidature Caissier (e) – Secrétaire»

Par mail à l’adresse : [email protected] ou au bureau d’Avocats Sans Frontières àGoma, Avenue La Corniche, n°81, Quartier Les Volcans.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Fait à Goma, le 06Janvier2014

Pour Avocats sans Frontières

Hélène TRACHEZ

Chef de Mission