OFFRE D’EMPLOI Nº 030/ADMIN/2013
DKT RDC est une filiale de DKT International dont les activités s’étendent dans plus de 18 pays au monde et a comme mission principale l’amélioration de la santé de la reproduction et l’assistance de la population dans la lutte contre le IST/VIH/SIDA par les actions de sensibilisation et l’utilisation responsable des services et des méthodes de planification familiale par le biais de marketing social en disponibilisant une gamme variée des contraceptifs de qualité.
DKT RDC cherche à recruter pour la Ville de Kisangani un agent au poste de Secrétaire-Caissier.
1. Responsabilités
Sous la supervision directe de l’Assistant Admin-Comptable basé à Kisangani et la coordination du Manager des Finances, le(la) Secrétaire Caissier(e) aura les responsabilités suivantes :
- 1. Caisse
- Tenir et gérer la petite caisse de fonctionnement USD et CDF ;
- Recevoir les approvisionnements de la caisse par la Direction sous la Supervision de l’Assistant Administratif et Comptable ;
- Recevoir toutes les recettes des ventes des produits, tenir un fichier sur leur traçabilité et faire rapport à l’Assistant Administratif et Comptable ;
- Effectuer régulièrement les versements des ventes des produits en Banque dans le délai requis ;
- Recevoir les différents reliquats des voyages et activités en établissant un reçu de retour caisse ;
- Suivre les paiements journaliers et périodiques et honorer les factures des fournisseurs pour les services consommés selon les procédures en vigueur;
- Réceptionner et classer les pièces justificatives des dépenses du bureau ;
- Réceptionner et vérifier les pièces justificatives des voyages des ventes ;
- Transmettre à l’Assistant Administratif et Comptable les rapports de caisse journaliers pour son éventuel approvisionnement y compris des pièces justificatives des dépenses en question pour le fonctionnement du bureau ;
- Etablir les documents comptables permettant un décaissement et encaissement (Payment Voucher, Request for Payment, Bon d’entrée ou Sortie Caisse, Bon de sortie ou entrée Magasin, Bon de commande…) ;
- Assister l’Assistant Administratif et Comptable dans la réconciliation des avances d’activités, élaborer les rapports mensuels, faire la réconciliation des ventes, appuyer techniquement les sessions de formation ou autres services nécessaires au bon fonctionnement du bureau.
- 2. Secrétariat
- Gérer les courriers qui rentrent et sortent du Bureau en assurant leur distribution ;
- Classer de manière appropriée les copies des courriers entrant ou les accusés de réception des courriers sortant ;
- Mettre en place un système de suivi des documents et s’assurer que les dossiers ou documents empruntés sont retournés au classement ;
- Scanner et photocopier les documents administratifs, financier ou des activités du bureau ;
- Participer à la préparation des réunions d’équipe et rédiger les comptes rendus ;
- Réceptionner les fournitures de bureau et produits d’entretien de la part d’assistant Admin-Comptable et déstocker après remplissage d’une fiche de demande ;
- Demander le réapprovisionnement des fournitures de bureau selon les besoins, bien prévoir et anticiper les ruptures des stocks ;
- Tenir et mettre à jour les fiches de stock ;
- Participer aux inventaires réalisés avec l’Assistant Admin-Comptable et signer le PV.
- 3. Réception
- Accueillir tous les visiteurs de DKT en prenant soins de noter dans un cahier registre leurs identités et coordonnées, l’heure d’arrivée et de sortie, la personne visitée, et leur signature ;
- Annoncer les visiteurs auprès des personnes visitées et rapporter la suite réservée, les en évitant qu’ils circulent seuls dans les bureaux ;
- En cas d’absence pendant la pause ou pour tout autre motif, prévenir l’Assistant Administratif et Comptable qui désignera quelqu’un pour le remplacer ;
2. Qualifications souhaitées
- Avoir un niveau universitaire en gestion financière ou dans un domaine similaire ;
- Avoir une expérience d’au moins deux ans dans la tenue de la caisse ;
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle ;
- Avoir une bonne maitrise des programmes informatiques Word, Excel, Access…
- Avoir une bonne connaissance du Français et du Swahili ;
- Avoir une connaissance moyenne de l’anglais (parlé et écrit) ;
- Etre accueillant et disponible ;
- Avoir une capacité organisationnelle ;
- Avoir un intérêt pour le marketing social et le planning familial ;
- Etre flexible et résistant au stress ;
- Avoir une excellente communication et une habilité de répondre au téléphone ;
3. Le dossier de candidature doit comprendre
- une lettre de motivation;
- un C.V. à jour ;
- Les copies des diplômes, brevets, attestations des services rendus ou tout autre document jugé nécessaire;
- Une copie de la carte de demandeur d’emploi ;
- les coordonnées (noms, firmes, fonction, titres, numéro de téléphone et adresse email) de trois personnes de référence dont deux doivent avoir été des superviseurs hiérarchiques du candidat.
Le dossier est à déposer sous pli fermé au bureau DKT Kisangani situé sur l’avenue Grison au n°10 dans la Commune de Makiso à côté du couvent des pères de Sacré Coeur, ou par email à l’adresse [email protected] au plus tard le 31 octobre 2013.
Seules les personnes répondant au profil requis seront contactées par téléphone pour un entretien. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
