OXFAM GB : Gestionnaire de la Logistique (Beni)

Titre du Poste : Gestionnaire de la Logistique (Logistics Manager) (1 poste)

Lieu : Béni, Nord Kivu, RD Congo 

Mission d’Oxfam GB : Travailler en partenariat pour trouver des solutions durables à la pauvreté et à la souffrance.

But du poste : Le rôle du Log Manager est de donner un appui efficace aux équipes et de gérer le département de logistique d’Oxfam GB Béni. Il coordonne les services des approvisionnements et assure que les procédures sont respectées et comprises. Il améliore l’application des méthodes de travail à travers les formations, une communication continue et le développement des équipes. Le tenant du poste est le point focal dans la gestion de la sécurité de la base et des bases d’Oxfam GB dans le Grand Nord.

Structure du Poste :

Rapporte au: Coordonateur Provincial, avec lien de gestion matricielle du Coordonnateur national de la Logistique.

Staff qui rapporte à ce poste:

• Officier de la Logistique
• chargé des achats
• chargé des magasins

Responsabilité Budgétaire : responsabilité budgétaire sur délégation du Coordonnateur Provincial sur les lignes logistiques.

Durée du contrat : 12 mois renouvelables (AVEC UNE PERIODE PROBATOIRE)

Grade : C2

Dimensions

• Gère et maintien le service logistique les procédures et systèmes
• Gère le personnel du niveau F/E/D sur tous les plans inclus le code de conduite de chaque staff.
• Ce rôle requiert une expérience solide de gestion et d’administration
• Gère de manière générale les budgets alloués à la logistique et l’administration  de Béni
• S’inspire des différentes sources d’information pour guider les décisions au  niveau individuel et au niveau du groupe
• Résout les problèmes variés ainsi que les petits problèmes journaliers sans pour autant référer ceux-ci à la hiérarchie si cela n’implique pas de décision disciplinaire.
• L’impact de ce rôle est significatif au sein du département et peut même avoir un impact plus large dans l’organisation
• La gestion du bureau requiert un sens de jugement très avancé, et la gestion de la sécurité est essentielle pour l’organisation dans une zone instable comme Béni
• Une responsabilité budgétaire déléguée en permanence fait appelle à des connaissances de gestion additionnelles

I. Responsabilités générales

Le logistique Manager est responsable de la gestion de toutes les fonctions de la gestion logistique, inclus la gestion journalière du Bureau de Béni. Ceci inclus  la gestion des ressources humaines, les approvisionnements, les transports, la communication et sécurité, les entrepôts, les immobiliers, ainsi que la maintenance des résidences et du bureau.

II. Responsibilities Clé:

a. Gestion et procédures :

• Organiser les activités logistiques et d’approvisionnement pour le bureau de Béni en accord avec les principes et la politique d’Oxfam GB ainsi que les procédures spécifiques à la RDC.
• Recommander et conseiller sur toute amélioration ou changement desdites procédures en vue d’optimiser la gestion adaptée au contexte local.
• Mettre en place des systèmes d’informations pour le suivi de toutes les activités logistiques (de la demande de cotation à la livraison) à tous les intéressés dans le processus  notamment les agents de soutien du  bureau de Béni et le staff du programme …
• En particulier, s’assurer que les rapports logistiques sont de haut niveau, produit à temps selon le calendrier ad hoc.
• Etablir et maintenir de bons contacts avec les autres bureaux d’Oxfam GB, les bureaux du Gouvernement de la RDC qui concernent la logistique (Agents de douanes etc.…)  les autres ONG et agences des Nations unies
• S’assurer que le département logistique est à l’abri de la fraude ou toute autre tactique pouvant être jugée frauduleuse, et pouvant nuire à l’image de l’organisation. Il faut noter que les bureaux OXFAM GB visent d’être « fraud-free Zones »

b.  Approvisionnement, entreposage et distribution :

• Coordonner  la réception et la sortie des marchandises et des fournitures du stock, s’assurer qu’un un rapport de stock clair et concis est produit chaque mois.
• Coordonner les besoins d’emmagasinage à court et à long terme en accord avec le volume des besoins déterminés par le programme. Suppléer aux besoins d’emmagasinage selon le volume et les besoins.
• Achats : Mettre en application tous les systèmes d’informations/données nécessaires à une bonne et transparente de la gestion du département Logistique (demande de cotation, réquisitions, Bon de Commande, factures pro forma, appels d’offres, manifestes etc.)
• S’assurer que les contrats sont négociés en accord avec la politique d’Oxfam GB et sont présentés dans le format convenu pour leurs autorisations.

Identifier les services d’agents de douanes compétents pour assurer le dédouanement rapide et efficace de toutes les fournitures d’Oxfam GB quand cela est nécessaire.

• S’assurer que le paiement de toutes les marchandises et services rendus est fait à temps, en coordination avec les Managers de Budget et le département des Finances.
• Coordonner toutes les activités logistiques et d’approvisionnement avec les autres départements du bureau de Béni et à travers les autres bureaux des projets (Finance, équipe de soutien du bureau, équipe de gestion, bureaux de coordination etc.)
• S’assurer de la meilleure utilisation des ressources des bureaux et des sites des projets, en l’occurrence le temps du staff, l’utilisation des véhicules, et d’autres équipements.
• S’assurer que les assets d’Oxfam et les étiqueter  selon la politique financière et logistique d’Oxfam et garder en esprit les exigences des bailleurs des fonds en la matière.
• Maintenir un système de traçage des assets et le mettre à jour  comme il se doit.
• Arranger en collaboration avec le département des finances et le responsable de budget, les assets à disposer selon la politique des finances et de la logistique d’Oxfam et selon les exigences contractuelles du bailleur.

c. Gestion du Charroi :

• Coordonner la gestion du charroi automobile en s’assurant que les véhicules sont maintenus en condition optimale et sont utilisés économiquement (particulièrement à la surveillance de la consommation de carburant des véhicules d’Oxfam GB).
• Maintenir une vue d’ensemble des besoins d’entretien des véhicules, et des fournisseurs qualifiés pour rendre ces services etc. Etablir et maintenir des procédures adéquates pour assurer la qualité de ces services.

d. Gestion du personnel

• Gérer l’équipe logistique en accord avec les standards d’Oxfam GB
• S’assurer que chaque agent étant sous sa responsabilité a des objectifs et une description des tâches clairement définies
• Effectuer à temps l’évaluation des performances des agents étant sous sa responsabilité
• Recruter, instruire et diriger le personnel de logistique, ceci inclus le suivi et planning des congés
• Infliger les sanctions et mesures disciplinaires, ceci inclus aussi la conduite des investigations quand c’est nécessaire

e. Développement de l’équipe et du programme et des partenaires :

• Mettre sur pied un plan de développement de l’équipe et des organisations partenaires
• Soutenir les partenaires et les membres de l’équipe logistique et programme en organisant des évènements tels que les ateliers de formation et vulgarisation des procédures etc.
• Participer aux évaluations des besoins pour le développement des propositions, évaluations des programmes et assurer la supervision de terrain pour garantir la qualité des services et renforcer les capacités du staff de terrain

f. Gestion de la sécurité et communication :

• Aider à la gestion de la sécurité du programme et de sous bases. S’assurer qu’une analyse est faite et une base de données sécurité est maintenue.
• Assurer que les équipements de communication sont fonctionnels, et bien utilisés
• Proposer les décisions sécuritaires à l’approbation du Coordonateur Provincial

g. Gestion du Bureau de Béni :

• Être responsable de tous autres besoins logistiques qui peuvent survenir du programme supporté par le bureau de Béni
• Etre le gestionnaire du bureau au jour le jour en s’assurant que les collègues ont le matériel nécessaire pour leur fonctionnement, avec l’appui du responsable de l’administration
• Assurer les autorisations des services de support (réquisitions, paiements, etc.) sur délégation du PC

Représenter le programme de Béni dans des événements d’ordre général non liés à un programme spécifique mis en œuvre par Oxfam

III. Compétences

Essentielles

1. Diplôme supérieur dans un domaine apparenté à la logistique, administration, finance ou expérience équivalente
2. Expérience substantielle dans les domaines de la logistique combinant l’expertise/ou responsabilités mentionnés plus haut (Gestion, approvisionnement,  charroi, gestion de l’équipe, Gestion de la communication & Sécurité)
3. Bonne connaissance de l’administration d’une base opérationnelle d’un programme
4. Expérience dans le travail avec et coaching des partenaires
5. Grandes capacités et compétence de gestion et de motiver une équipe
6. Capacité de travailler dans un contexte de sécurité changeant, et de prendre des décisions conséquentes affectant l’équipe
7. Capacité de travailler sous pression et s’adapter aux besoins de terrain changeant
8. Ecrire et parler correctement le Français, avec un niveau de travail acceptable en Anglais
9. Une maîtrise de l’outil informatique, la connaissance des logiciels logistiques est un plus
10. L’honnêteté et l’intégrité sont difficiles à mesurer mais essentielles pour ce poste

Désirable

11. Capacité et volonté de développer les autres membres de l’équipe

12. Connaissance du Swahili et du contexte de la région

Autres

13. Une sympathie à la vision, mission et objectifs d’Oxfam GB

14. Sensitivité culturelle, acquis aux valeurs de promotion du genre et de la diversité

15. Avoir un engagement aux principes et à l’action humanitaire.

IV. Contenu du dossier

• Une lettre de motivation (1 page au maximum) dans laquelle vous mentionnerez le numéro de cette offre ;
• Un CV à jour qui relève les expériences et contenant 3 références professionnelles (les plus récents employeurs) pour besoin de témoignage ;
• Photocopie du ou des diplômes les plus récents et/ou qui s’adaptent au poste ;
• Les attestations prouvant l’expérience professionnelle uniquement liée au poste ;

Toutes les candidatures doivent être envoyées à l’adresse e-mail ci après : [email protected]. Au plus tard le 09 Juillet 2013 à 17h00. 

Préciser votre adresse e-mail  et votre N° de téléphone ;
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas retenus.

-  LES CANDIDATURES FÉMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGÉES. 

NB : Nous demanderons a tous  ceux-là  qui avaient postules à ce même poste au mois d’Avril 2013, de refaire leurs candidatures car les dossiers déjà  déposées ne seront pas prises en considération.
Fait à Béni, le 24 Juin  2013

LA REPRESENTATION
D’OXFAM GB EN RDC