OFFRE D’EMPLOI INTERNE / EXTERNE N°31/RDC/COORD/RH – KIN/0613
Poste: FLAT Compliance Assistant/Assistant Auditeur Interne
Nombre : 1 personne
Responsable Direct: FLAT Compliance Officer/Auditeur interne
Lieu, jours et horaires de travail : Kinshasa, du lundi au vendredi, de 8H00 à 17H00 avec déplacement sur les zones d’activité ACTED
Date limite de depot: Mardi 25 Juin 2013
1. OBJECTIFS
- Assurer la documentation complète et ordonnée de tous les projets selon le fichier FLA-01 « Contenu des dossiers FLAT » et le fichier FLA-02 « Liste des contrôles du dossier FLAT ».
- Assister le FLAT Compliance Officer ou l’Auditeur Interne dans la préparation des audits internes et externes.
- Superviser la mise en œuvre des procédures et le fonctionnement du département FLAT.
2. TACHES ET RESPONSABILITES
- Pour le bon fonctionnement du processus FLAT :
- Mettre à jour mensuellement le FLA-01 « Contenu des dossiers FLAT » et archiver les documents par chapitres mentionnés dans ce fichier.
- Vérifier et mettre à jour mensuellement le FLA-02 « Liste des contrôles du dossier FLAT » pour assurer la conformité des classeurs FLAT par projet.
- Collecter et centraliser les documents nécessaires pour les classeurs FLAT, en étroite relation avec : l’équipe Logistique de la Base pour la livraison des documents ; le département Programme pour la distribution des document ; et le département Finance de la Base pour l’établissement des contrats.
- Contribuer, avec le FLAT Compliance Officer, à faciliter la communication entre les équipes FLAT de la Capitale et de bases, de manière à optimiser le classement des classeurs FLAT
- Réceptionner la Liste des Bénéficiaires de l’équipe Programme à la fin du projet.
- Comparer la Lise des Bénéficiaires avec les rapports finaux.
- S’assurer régulièrement que les classeurs FLAT contiennent tous les documents requis et sont rangés par base et par projet.
- Maintenir les classeurs FLAT à jour, en s’assurant que les copies des contrats sont conservées par l’équipe FLAT.
- Respecter le système de classement FLAT standard d’ACTED.
- Envoyer chaque mois les copies des classeurs FLAT au siège.
- Contrôler la cohérence de la mise en œuvre du projet avec la documentation administrative.
- Effectuer un comptage physique des actifs chaque mois, s’assurer qu’ils soient étiquetés avec les codes ACTED appropriés, et faire part d’une quelconque incohérence au FLAT Compliance Officer.
- Effectuer un comptage physique de tous les articles, s’assurer que tous les produits inventoriés sont codés selon les standards ACTED, et faire part d’une quelconque incohérence au FLAT Compliance Officer.
- Effectuer mensuellement un comptage physique dans l’entrepôt, suivre les opérations de gestion des inventaires et participer à l’amélioration du contrôle avec le Bureau Capitale.
- S’assurer que les actifs sont documentés par catégorie dans des dossiers distincts, comme le demandent les procédures standards.
- Effectuer, au moins un fois par mois, un comptage surprise du cash et envoyer le résultat au Coordinateur de Zone et au FLAT Compliance Officer.
- Mener une étude de marché par trimestre sur les matériaux et/ou services les plus fréquemment achetés ou utilisés par ACTED.
- Contrôler mensuellement le LogBook de chaque véhicule et rapporter les éventuels écarts au Coordinateur de Zone et au FLAT Compliance Officer.
- Visiter de manière imprévue le site Argent Contre Travail et rapporter quelconque non-conformité au Coordinateur de Zone et au FLAT Compliance Officer.
- Contrôler aléatoirement les dossiers du personnel pour vérifier leurs complétudes.
- Pour la préparation et la prise en compte des Audits internes / externes :
Audits externes:
- Assister le Compliance Officer / Auditeur interne dans la préparation des documents pour les Auditeurs externes
- Contribuer à la prise en compte des observations mise en lumière par les bailleurs durant leur Revues Financières / Audits externes.
- S’assurer que les documents FLAT sont disponibles à tout moments pour les Audits / Revues, à la fois au siège et au Bureau Capitale.
Audits internes:
- Assister l’Auditeur Interne pendant qu’il audite la Finance, la Logistique, RH et Admin.
- Suivre et mettre en application les recommandations de l’Auditeur Interne suite à sa revue d’ACTED RDC
- Toute autre tâche demandée par le FLAT Compliance Officer / Auditeur Interne.
- Reporting :
Le FLAT Compliance Assistant rapporte ses activités mensuellement au FLAT Compliance Officer, via les formulaires du Manuel de FLAT Compliance. Il communique aussi sur les autres outils développés par l’Auditeur Interne. Enfin, il tient à jour l’évolution de la conformité de tous les projets durant les réunions nationales de conformité.
3. COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
- Honnêteté et sens de la confidentialité ;
- Sens aigu de l’organisation, rigueur, d’analyse et capacité à prioriser les tâches ;
- Esprit d’équipe ;
- Capacités rédactionnelles ;
- Très bonne connaissance des outils informatiques de base (Word, Excel) ;
- Ponctualité.
- EXIGENCES PROFESIONNELLES
- Diplôme du niveau supérieur (licence ou graduat) en Gestion, Economie, Science commerciales et financières ou toute autre formation similaire;
- Avoir une expérience professionnelle dans les domaines des Finances, Comptabilité, Logistique et Audit ;
- Disposer d’excellentes capacités financières et d’analyse ;
- Avoir une forte personnalité, une capacité de résistance à la pression et savoir produire des rapports objectifs ;
- Les qualités d’honnêteté et de responsabilité et une forte volonté d’améliorer la transparence au sein d’ACTED sont une nécessité absolue ;
- Capacité à établir des priorités claires ;
- Parler couramment le français, Parler également l’anglais serait un plus.
- PRESENTATION DE LA CANDIDATURE
Adressez votre candidature à la Coordinatrice Administration et Finance de ACTED RDC, en y mentionnant le numéro de l’offre ci présente, au plus tard le 25 Juin 2013 à 16 heures. Le dossier doit être déposé aux bureaux ACTED à Kinshasa, Bukavu ou par mail à [email protected] et doit contenir les éléments ci après :
- Une lettre de motivation (manuscrite) ;
- Un Curriculum vitae (non manuscrite) ;
- Les copies de(s) diplôme(s) ;
- Les copies des Attestations de services rendus ;
- La Carte de chômeur pour les sans emploi.
Tous les documents mentionnés sont obligatoires. Toute candidature incomplète sera automatiquement rejetée.
Fait à Kinshasa, ce 04 Juin 2013
Pour ACTED,
Caroline AVAN
Responsable Finance et Administration
ACTED RDC
