DKT RDC:Secrétaire-Réceptionniste

OFFRE D’EMPLOI  Nº 025/RH/2013

DKT RDC  est une  filiale de  DKT International dont  les activités s’étendent dans plus de 18 pays  au monde (en Afrique, en Asie et en Amérique Latine) dont la  mission principale est l’amélioration de la santé reproductive. Spécialement nous travaillons dans la planification familiale et la lutte contre les IST/VIH/SIDA par les actions de sensibilisation et l’utilisation responsable des services et des méthodes de planification familiale par le biais de marketing social et les formations de différents cadres (médecin, infirmiers, pharmaciens, relais communautaires…).

DKT RDC cherche à recruter une Secrétaire-Réceptionniste pour son bureau de Lubumbashi pour un contrat de 4 mois.

1. Responsabilités

Sous la supervision directe d’Assistant Administration et Logistique basé à Lubumbashi,  le Secrétaire-Réceptionniste aura les responsabilités suivantes :

  1. 1.   Secrétariat
  • Gérer les courriers qui rentrent et sortent du Bureau en assurant leur distribution.
  • Classer de manière appropriée les copies des courriers entrant ou les accusés de réception des courriers sortant.
  • Organiser et coordonner l’envoi et la réception des courriers à Kinshasa (par DHL, vols humanitaires et commerciaux et autres agences d’expédition).
  • Mettre en place un système de suivi des documents et s’assurer que les dossiers ou documents empruntés sont retournés au classement.
  • Assurer le scannage des documents officiels
  • Participer à la préparation des réunions de travail et rédiger les comptes rendus
  1. 2.   Réception
  • Accueillir tous les visiteurs de DKT en prenant soin de noter dans un cahier registre leurs identités et coordonnées, l’heure d’arrivée et de sortie, la personne visitée, et leur signature ;
  • Réceptionner les fournitures de bureau et produits d’entretien de la part d’assistant Admin
  • Déstocker les fournitures de bureau et produits d’entretien après remplissage d’une fiche de demande
  • Demander le réapprovisionnement selon les besoins. Veiller à ne jamais avoir un stock zéro pour les fournitures, bien prévoir et anticiper les ruptures des stocks.
  • Tenir et mettre à jour les fiches de stock
  • Participer aux inventaires réalisés avec l’Assistant logisticien et signer le PV
  • Effectuer les photocopies nécessaires au bon fonctionnement du bureau (document administratif, financier, logistique, des programme).
  • Annoncer les visiteurs auprès des personnes visitées et rapporter la suite réservée. Diriger les visiteurs en évitant qu’ils circulent seuls dans les bureaux ;
  • En cas d’absence pendant la pause ou pour tout autre motif, prévenir l’Assistant Administration Logistique qui désignera quelqu’un pour le remplacer.

2. Qualifications souhaitées

-          Avoir un niveau minimum de diplômé d’état ;

-          Avoir une expérience d’au moins deux ans dans le domaine ;

-          Avoir une bonne connaissance du Français et du Swahili ;

-          Avoir une maitrise des programmes informatiques (Word, Excel, Access…)

-          Avoir une connaissance moyenne de l’anglais (parlé et écrit) ;

-          Etre accueillant et disponible ;

-          Avoir une capacité organisationnelle ;

-          Avoir un intérêt pour le marketing social et le planning familial

-          Etre flexible et résistant au stress ;

-          Avoir une excellente communication et une habilité de répondre au téléphone ;

3. Le dossier de candidature doit comprendre :

-          une lettre de motivation;

-          un C.V. à jour ;

-          une carte de demandeur d’emploi de l’ONEM ;

-          Les copies des diplômes, brevets,  attestations des services rendus ou tout autre document jugé nécessaire;

-          les coordonnées (noms, firmes, fonction, titres, numéro de téléphone et/ou adresse email) de trois personnes de référence dont deux doivent avoir été des superviseurs hiérarchiques du candidat.

Le dossier est à déposer sous pli fermé au bureau de DKT situé sur l’avenue Maniema n° 50B  dans la Commune de Lubumbashi, ou par email à l’adresse [email protected]  au plus tard le 12 juin 2013.

Seules les personnes répondant au profil requis seront contactées par téléphone pour un entretien. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Fait à Kinshasa le 29 mai 2013

SANDRA GASS

Country Director