Titre du Poste :   Chargé(e)  des Ressources Humaines et de l’Administration

(1 poste)

-          Supervise et assure le monitoring des Ressources Humaines,

-          Prodigue des conseils et apporte tout appui en relation avec la gestion des Ressources Humaines et de l’administration aux responsables et aux autres staffs qui le sollicitent,

-          Fournit l’appui nécessaire pour mettre en œuvre les plans opérationnels selon les standards convenus dans l’organisation,

-          Assiste les différents responsables en apportant des solutions à des problèmes divers et complexes et développe des solutions pour les problèmes de routine relatifs aux Ressources Humaines,

-          Influence le staff et les managers sur diverses questions de Ressources Humaines,

-          Développe des relations efficaces avec des partenaires extérieurs,

-          Présente les informations récoltées selon les formats préétablis,

-          Démontre une grande flexibilité pour anticiper et répondre à des défis inhérents à son contexte opérationnel,

-          L’impact de ce rôle est très déterminant au sein du département RH et dans le programme.

RESPONSIBILITES CLES:  

Ressources Humaines

Recrutement et Induction

• Sous la coordination du responsable de chaque nouveau recrutement :

a)    Fournir l’appui au recrutement conformément aux politiques et procédures

RH d’Oxfam GB,

b)  Développer le programme d’induction de tout nouveau staff.

• Produire les projets de contrats de travail sur orientation du gestionnaire de programme et du Coordinateur national des Ressources Humaines.
• Former et informer le nouveau staff sur leurs droits et obligations découlant du contrat et du Code de Conduite, ainsi que les systèmes et politiques de Ressources Humaines et de  l’Administration.

Gestion des contrats et des avantages de service

• Etre le point focal du personnel de sa base de travail pour les avantages contractuels : Frais de rélocalisation et de transfert, soins médicaux, paiements en fin de contrat, etc.
• Mettre en application le système de suivi des dépenses médicales par famille et par mois en fonction des pratiques en la matière : analyser les tendances par famille et les augmentations considérables des dépenses, notamment en consultation avec les médecins traitants.
• S’assurer que les transferts de staff malades ou de leurs dépendants sont réalisés selon les procédures de Oxfam GB.
• En concertation avec et selon les orientations fournies par le Gestionnaire National des Ressources Humaines, assurer la liaison et la bonne collaboration avec les services publics en matière de législation de travail, de sécurité sociale et de formation des agents par l’INPP.
• Assurer la gestion des congés contractuels, des congés de circonstances, des R&R et des absences du personnel.
• Assurer un suivi des fins de contrat, de période probatoire afin de conseiller, en temps utile, les managers sur les actions appropriées au vu du niveau de performance des staffs concernés.
• Organiser les entrevues de fin de contrat et s’assurer que tous les formulaires de fin de contrat sont organisés conformément aux procédures OGB
• Assurer l’interface du Gestionnaire National des RH pour toutes les questions liées à la revue annuelle des salaires.
• En coordination avec le Coordinateur National des Ressources Humaines, aviser et appuyer le Gestionnaire de Programme sur les questions relatives à la législation du travail.
• Assurer la mise à jour régulière des données personnelles et professionnelles du personnel dans GOLD (Global Online Database)
• Maintenir de bons rapports de travail avec les autres chargés des Ressources Humaines & Administrateurs d’ONGs et participer aux réunions du réseau des administrateurs des ONGs et en faire des rapports écrits succincts pour la documentation et le suivi.

Gestion des performances

• Gestion des performances du personnel sous sa supervision.
• Prodiguer des conseils sur la gestion des performances et s’assurer que tout le monde comprend l’importance des objectifs et des évaluations des performances.
• Faire le suivi du processus de fixation des objectifs et de revue des performances et s’assurer que les objectifs organisationnels en cette matière sont respectés au niveau de sa base.

Formation et Développement du staff

• Compiler et coordonner les besoins en formation du staff de sa base de travail.
• Apporter l’appui et prodiguer des conseils sur le développement et la formation de staff et coordonner les activités de formation au niveau du programme.
• Diffuser l’information sur les formations disponibles et coordonner l’inscription des collègues aux différentes formations en concertation avec leurs responsables hiérarchiques.

Alignement sur les normes standards des systèmes et procédures Oxfam

• Assurer la mise en œuvre des politiques et procédures OGB dans les divers domaines (y compris le VIH/SIDA, la santé et salubrité, la prévention de l’exploitation et des abus sexuels) selon les normes standards en vigueur et viser l’amélioration continue des standards.

Documentation et Production des rapports

• Assurer le classement des dossiers du personnel selon les orientations et normes en la matière.
• Bien documenter les différents processus RH afin de faciliter la production des rapports et d’attester de la bonne conduite des différents processus.
• Produire un rapport mensuel RH à l’intention du gestionnaire de programme et/ou du Coordinateur national des Ressources Humaines/Directeur national des Ressources Humaines (selon le format communiqué par la hiérarchie HR)
• Transmettre mensuellement les informations sur la situation du personnel afin de permettre au Coordinateur national et au Directeur national des Ressources Humaines d’actualiser la base des données RH du pays.
• Produire et soumettre le rapport de tout incident relatif à la sécurité  et à la salubrité  en milieu de travail et aux travailleurs.
• Préparer les informations utiles pour la production de la liste de paie, et les transmettre au Coordinateur national des Ressources Humaines pour vérification.

Administration

S’acquitter des tâches suivantes ou s’assurer que le personnel sous sa supervision s’en acquitte convenablement :

• Classement des dossiers administratifs.
• Suivi des contrats de bail ainsi que de toutes les dépenses liées à l’usage des lieux loués en fonction des procédures Oxfam et des prescrits desdits contrats.
• Actualisation des listes de contacts utiles.
• Correspondance administrative au niveau du programme.
• Gestion du bureau en matière de communication et de la transmission des informations.
• Tenue à jour des documents attestant du statut juridique d’OGB en RDC.
• Assurer l’interface entre l’Organisation et les entités administratives et fiscales de sa base de travail.
• Organiser les rendez-vous ainsi que les réunions avec les partenaires extérieurs.
• S’assurer que l’hébergement des visiteurs dans sa base de travail est organisé.
• Mise en place et suivi des arrangements domestiques pour l’équipe des expatriés notamment leur logement, la sécurité des lieux de leur résidence, engagements et gestion du personnel d’appui pour les maisons et enfin leur transport de routine ainsi que leurs soins de secours.
• Représenter le gestionnaire de programme dans des réunions de coordination des ONGs, en cas de nécessité.

APTITUDES ET COMPETENCES: 

Essentielles :

• Au minimum un diplôme universitaire de premier cycle en sciences sociales et Administratives ou disciplines apparentées.
• Expérience d’au moins 3 ans en matière de gestion des Ressources Humaines et dans l’administration, de préférence avec une organisation internationale. Des qualifications professionnelles en Ressources humaines ou équivalentes constitueront un avantage.
• Bonne connaissance de la législation sociale en RDC.
• Bonne communication verbale et écrite (capacité à  produire des memos, des lettres administratives et des rapports en fonction des modèles établis) en français.
• Bonne capacité d’analyse et d’explication des faits et des situations.
• Diplomatie, tact et talent de négociateur.
• Techniques de formation/amélioration des aptitudes des collègues.
• Connaître les techniques de gestion des équipes mixtes de travail.
• Aptitude au travail d’équipe et apte à motiver les collègues.
• Flexibilité: aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situations changeantes.

Desirables:

• Manipulation aisée des programmes MS Word et Excel.
• Connaissance de l’Anglais parlé et écrit,
• Maîtrise du concept et de la pratique du « Genre » et e la « diversité » dans les pratiques des ressources Humaines,
• Etre ordonné et capable d’organiser son travail et en définir les priorités.
• Avoir de l’entrain pour la résolution des problèmes et la prise d’initiative.